Pengertian Cheklist Audit
Cheklist Audit adalah catatan Auditor yang berisi kumpulan pertanyaan dan informasi yang terkait dengan proses dan aktivitas Auditee. Agar pelaksanaan audit internal berjalan dengan efektif, maka seyogyanya seorang auditor melakukan berbagai persiapan, salah satunya adalah dengan menyiapkan checklist audit internal.
Meskipun dalam klausul ISO 9001:2015 tidak disebutkan secara spesifik mengenai keharusan membuat checklist audit internal, kami selaku Konsultan ISO tetap merekomendasikan kepada klien agar tetap membuat checklist audit internal, hal ini karena banyak manfaat yang akan diperoleh dengan adanya checklist audit internal.
Berikut ini kami akan mengulas mengenai manfaat penggunaan checklist dalam pelaksanaan audit internal. Namun sebelum itu pastikan Anda telah membaca artikel kami tentang Audit Mutu Internal.
Baca Juga : Audit Mutu Internal – Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
Beberapaa Manfaat Penggunaan Checklist saat Audit Internal
1. Membantu Mengingat
Manfaat utama dari penggunaan checklist adalah untuk membantu mengingatkan Auditor mengenai pertanyaan apa saja yang akan disampaikan kepada Auditee. Dalam proses audit internal Auditor akan memeriksa berbagai macam proses, aktivitas, dan prosedur dari setiap bagian yang ada dalam organisasi, tentunya akan banyak sekali pertanyaan yang akan diajukan kepada Auditee, agar tidak lupa Auditor dapat mencatat pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan ke dalam checklist sebelum hari H pelaksanaan Audit Internal. Sehingga saat pelaksanaan Audit Internal Auditor terlihat lebih siap di mata Auditee.
2. Menjamin Mencakup Keseluruhan Point yang Dikendalikan
Selain untuk membantu mengingat, checklist juga dapat berfungsi untuk memastikan seluruh persyaratan atau klausul ISO 9001:2015 yang terkait dengan Auditee diperiksa oleh Auditor. Dibutuhkan ketelitian dan kehati-hatian dari Auditor pada saat penyusunan checklist sehingga checklist yang dibuat sempurna dan mencakup seluruh persyaratan yang terkait dengan Auditee.
3. Meyakinkan bahwa interaksi antara proses dicakup
Dalam suatu proses pasti akan melibatkan beberapa departemen dalam organisasi. Sebagai contoh dalam proses pengadaan barang dan jasa, dapat melibatkan beberapa departemen, yaitu: bagian terkait yang mengajukan, bagian purchasing, bagian finance, direksi, sampai bagian gudang (penerimaan barang). Dengan adanya checklist dapat memberikan gambaran bagi Auditor mengenai beberapa interaksi antar proses tersebut, untuk itu Auditor harus mempelajari prosedur bagian yang akan diaudit dan mencatat poin-poin dimana terdapat proses yang melibatkan dengan bagian lain.
4. Menjamin kedalaman dan kontinuitas audit
Manfaat lain dari penggunaan checklist adalah agar pemeriksaan menjadi lebih dalam, tidak sekadar ada/ tidak ada, ya/ tidak, sudah/ belum. Dalam checklist Auditor dapat menuliskan pertanyaan yang lebih rinci terhadap suatu persyaratan yang akan diperiksa, contohnya adalah sebagai berikut:
- Apakah kebijakan mutu telah ditetapkan?
- Apakah kebijakan mutu yang dibuat tersebut, telah sesuai dengan persyaratan dalam standar ISO 9001:2015 klausul 5.2.1? catatan : terdapat pernyataan untuk berkomitmen memenuhi persyaratan yang berlaku, terdapat pernyataan melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap sistem manajemen mutu.
- Apakah kebijakan mutu tersebut sudah disosialisasikan kepada seluruh karyawan? bagaimana bentuk sosialisasinya? catatan : ambil sampling beberapa orang dan ditanyakan mengenai kebijakan mutu perusahaan.
- Apakah kebijakan mutu tersebut dilakukan evaluasi secara berkala?
Contoh di atas adalah pertanyaan dalam checklist terkait dengan kebijakan mutu, checklist dapat membantu Auditor untuk menjaga kedalam pertanyaan audit. Tentu ini perlu kejelian Auditor pada saat membuat checklist.
Baca Juga : Tugas dan Tanggung Jawab Auditor Internal
5. Menolong dalam pengelolaan waktu
Waktu audit adalah terbatas, umumnya dalam satu bagian/ departemen waktu audit maksimal adalah 2 jam, ini karena jika sudah lebih dari 2 jam biasanya Auditee sudah lelah, sehingga jika lewat dari 2 jam audit sudah tidak efektif dilakukan. Jika memang waktu audit internal sudah disepakati dengan Auditee, maka Auditor harus berkomitmen untuk menaati waktu yang telah disepakati tersebut. Auditor harus mampu mengelola waktu dan memastikan selama waktu tersebut cukup untuk mengaudit keseluruhan proses dari Auditee.
Dengan adanya checklist dapat membantu Auditor untuk mengelola waktu, misalkan waktu audit yang disepakati dengan Auditee adalah 60 menit, jika dalam checklist terdapat 10 pertanyaan, maka Auditor dapat memberikan estimasi untuk setiap 1 pertanyaan maksimal 5 menit Auditor sudah mendapat jawaban dari Auditee. Sisa 10 menit dapat digunakan untuk tanya jawab dengan Auditee, atau menyampaikan hasil pengamatan sementara Auditor kepada Auditee.
6. Pengaturan pengambilan catatan
Checklist dapat membantu Auditor untuk mencatat hasil pengamatan selama proses audit, baik catatan ketidaksesuaian, kesesuaian, dan observasi dapat dicatat dalam checklist. Dengan checklist catatan Auditor menjadi lebih rapi dan terstrukur. Catatan – catatan dalam cheklist dapat menjadi dasar organisasi untuk melakukan perbaikan ketika proses audit yang berikutnya.
7. Bagian dari laporan audit
Checklist dapat dijadikan sebagai bukti kepada Auditor Eksternal bahwa Audit Internal telah dilaksanakan, untuk itu checklist sangat penting digunakan sebagai pelengkap dari laporan audit internal. Selama kami menjadi Konsultan ISO, Auditor Eksternal hampir pasti menanyakan mengenai penggunaan checklist pada saat audit internal. Bahkan beberapa badan sertifikasi menjadikan temuan ketidaksesuaian jika organisasi tidak menggunakan checklist pada saat audit internal (meskipun hal ini dapat diperdebatkan). Akan lebih baik bila organisasi menyiapkan checklist, ini juga dapat menghindari potensi ketidaksesuaian ketika audit dari Badan Sertifikasi.
Itulah beberapa manfaat penggunaan checklist pada saat Audit Internal, yang perlu menjadi perhatian Auditor adalah bahwa checklist hanyalah alat bantu. Auditor harus mampu beradaptasi pada situasi saat audit berlangsung dan dapat mengembangkan pertanyaan serta tidak terpaku pada checklist.
Terimakasih,
Salam Semangat,
Alief Maulana Ilyas
Konsultan ISO 9001, 14001, 45001, 37001, 27001
Multiple Training and Consulting
Jalan Tanah Abang 1 No. 11F, Jakarta Pusat
Telp. 021 3890 1773
Whatsapp : 081 6888 476
email : konsultan@multiple.co.id
www.konsultaniso.web.id
www.multiple.co.id
