Peran Pengendali Dokumen
Pengendali Dokumen merupakan sosok yang sangat penting dalam penerapan Sistem Manajemen di suatu Organisasi.
Tanpa adanya Pengendali Dokumen, Organisasi akan sangat kesulitan mengontrol peredaran dokumen dalam Organisasi, yang mana dapat menyebabkan penerapan Sistem Manajemen menjadi tidak efektif.
Apapun Standar ISO yang diterapkan oleh Organisasi, Konsultan ISO manapun pasti akan merekomendasikan adanya seorang Pengendali Dokumen.
Menjadi pengendali dokumen bukanlah hal yang mudah, adakalanya kesalahan dapat dilakukan oleh Pengendali Dokumen.
Kesalahan-kesalahan tersebut haruslah dihindari agar pengendalian dokumen di Organisasi menjadi efektif.
Baca Juga : Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen
Beberapa Kesalahan yang Kerap Dilakukan Pengendali Dokumen
Apabila di Organisasi, Anda adalah seorang Pengendali Dokumen, maka Anda perlu membaca artikel berikut sampai selesai agar terhindar dari kesalahan yang mungkin dilakukan oleh Pengendali Dokumen.
Berikut adalah beberapa kesalahan yang mungkin dapat dilakukan oleh seorang Pengendali Dokumen berdasarkan pengalaman kami selama menjadi Konsultan ISO:
1. Status Pengendalian Dokumen
Dokumen dalam sistem manajemen memiliki empat status pengendalian, umumnya status pengendalian dokumen dilakukan dengan memberikan stempel pengendalian pada halaman muka dokumen, secara garis besar empat status pengendalian tersebut adalah:
- Dokumen Asli, adalah dokumen awal yang digunakan untuk distribusi, Dokumen Asli memili tanda tangan asli (basah) dari pihak – pihak yang memberikan pengesahan. Stempel pengendalian yang digunakan biasanya adalah MASTER atau ORIGINAL
- Salinan Dokumen Terkendali, adalah salinan dari Dokumen Asli yang didistribusikan kepada bagian terkait dan digunakan sebagai pedoman kerja. Salinan Terkendali adalah salinan dokumen yang status dan versinya dikendalikan oleh Pengendali Dokumen. Stempel pengendalian yang umum digunakan adalah CONTROLLED COPY atau SALINAN TERKENDALI.
- Salinan Tidak Terkendali, adalah salinan dari Dokumen Asli yang didistribusikan kepada pihak eksternal yang meminta dokumen tersebut atas persetujuan Manajemen. Salinan Tidak Terkendali adalah dokumen yang status dan versinya tidak dikendalikan oleh Pengendali Dokumen. Stempel pengendalian yang umum digunakan adalah UNCONTROLLED COPY atau SALINAN TIDAK TERKENDALI.
- Dokumen Kedaluwarsa, adalaah Dokumen Asli atau Salinan Dokumen yang sudah tidak berlaku lagi. Stempel pengendalian yang umum digunakan adalah OBSOLETE.
Kesalahan umum yang sering dilakukan Pengendali Dokumen adalah kesalahan dalam memberikan status stempel pengendalian dokumen, misalnya salinan dokumen yang didistribusikan ke bagian Organisasi tidak diberi stempel SALINAN TERKENDALI. Dokumen Asli tidak diberi stempel MASTER, atau salinan dokumen yang diberikan kepada pihak eksternal diberikan stempel SALINAN TERKENDALI.
2. Pengesahan Prosedur Kerja
Pengesahan prosedur merupakan hal yang sangat penting sebelum prosedur dijadikan acuan kerja bagi Organisasi. Kesalahan yang umum dilakukan pengendali dokumen adalah sebelum prosedur disahkan oleh semua pihak – pihak yang terkait (dibuat oleh, diperiksa oleh, disetujui oleh), prosedur tersebut sudah didistribusikan ke beberapa bagian dalam Organisasi. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan dalam bekerja karena prosedur yang digunakan tidak sesuai.
3. Distribusi Dokumen
Ada beberapa cara/ prosedur yang dapat dilakukan Organisasi untuk melakukan distribusi salinan dokumen. Prosedur yang paling umum dilakukan oleh Organisasi adalah dengan melakukan fotokopi dari Dokumen Asli yang telah berstempel MASTER, kemudian hasil fotokopi salinan dokumen tersebut diberikan stempel SALINAN TERKENDALI. Sehingga dokumen yang akan didistribusikan memiliki dua stempel pengendalian, yaitu MASTER dan SALINAN TERKENDALI. Stempel MASTER menjadi berwarna hitam putih karena hasil dari fotokopi, seharusnya salinan dokumen menjadi seperti berikut:
Kesalahan umum yang sering dilakukan pengendali dokumen dalam melakukan distribusi dokumen adalah tidak melakukan fotokopi dari Dokumen Asli namun mencetak kembali dokumen yang baru, meminta pengesahan kembali, dan baru memberikan stempel MASTER dan SALINAN TERKENDALI atau memberikan SALINAN TERKENDALI saja tanpa stempel MASTER.
Contoh pada gambar di atas stempel MASTER masih berwarna merah berdampingaan dengan stempel SALINAN TERKENDALI, hal ini mengindikasikan Pengendali Dokumen tidak melakukan fotokopi dari Dokumen Asli namun mencetak dokumen baru.
4. Tanda Terima Dokumen
Saat mendistribusikan dokumen kepada bagian terkait, Pengendali Dokumen dapat membuat tanda terima dokumen sebagai bukti dokumen telah diberikan kepada pihak terkait. Hal ini dilakukan agar Pengendali Dokumen dapat melakukan penulusuran salinan dokumen yang didistribusikan kepada bagian terkait dan mencegah bagian terkait mengklaim bahwa belum diberikan dokumen padahal sudah didistribusikan oleh Pengendali Dokumen.
Kesalahan umum yang dilakukan Pengendali Dokumen adalah saat melakukan distribusi dokumen tidak membuat tanda terima dokumen. Untuk itu Pengendali Dokumen harus menyiapkan form Tanda Terima Dokumen terlebih dahulu sebelum melakukan distribusi.
5. Penomoran Dokumen
Dalam standar ISO 9001:2015 Klausul 7.5.2 disebutkan bahwa ketika membuat dokumen Organisasi harus memastikan kesesuaian Identifikasi dan Deskripsi seperti penulisan judul, tanggal, penulis, dan nomor dokumen. Organisasi harus mengatur mengenai tata cara pemberian nomor dokumen agar memudahkan identifikasi dokumen.
Kesalahan yang sering dilakukan Pengendali Dokumen adalah kesalahan dalam memberikan nomor dokumen yang mana tidak sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan. Pengendali Dokumen harus mempelajari terlebih dahulu mengenai aturan perusahaan dalam memberikan penomoran dokumen, hal ini dilakukan agar terhindar dari kesalah penomoran dokumen.
6. Masa Retensi Arsip Dokumen
Menentukan masa retensi arsip dokumen dapat dibedakan melalui fungsi arsip tersebut, umumnya arsip yang berfungsi sebagai arsip administrasi memiliki masa simpan tiga tahun, arsip yang memiliki fungsi pertanggungjawaban keuangan memiliki masa simpan sepuluh tahun, sedangkan arsip yang memiliki fungsi pertanggungjawaban hukum memiliki masa simpan lima tahun.
Kesalahan umum yang sering dilakukan Pengendali Dokumen adalah masa simpan retensi arsip dibuat sama tanpa mempertimbangkan fungsi dan sifat dari arsip dokumen tersebut.
7. Format Header Dokumen
Format header sebaiknya dibuat sama untuk semua dokumen, hal ini bertujuan agar terjadinya keseragaman dan konsistensi format dokumen dalam Organisasi. Pengendali Dokumen harus memastikan header dokumen dalam Organisasi semuanya memiliki format yang sama. Kesalahan yang sering dilakukan Pengendali Dokumen adalah membuat format header dokumen yang berbeda-beda dan tidak konsisten.
8. Daftar Induk Dokumen
Terakhir, kesalahan umum yang sering dilakukan Pengendali Dokumen adalah kurangnya ketelitian pada saat membuat daftar induk dokumen, sehingga terdapat beberapa dokumen yang tidak terdata dalam daftar induk dokumen. Pengendali Dokumen harus memastikan semua dokumen yang digunakan dalam Organisasi terdaftar dalam daftar induk dokumen.
Demikianlah artikel singkat kami mengenai beberapa kesalahan yang kerap dilakukan pengendali dokumen, semoga dapat bermanfaat bagi Anda terutama Pengendali Dokumen agar terhindar dari kesalahan – kesalahan tersebut.
Baca Juga : Tugas dan Tanggung Jawab Management Representative
Apabila ada yang perlu ditanyakan jangan sungkan untuk memberikan komentar Anda di bawah.
Terima Kasih,
Salam Semangat,
Alief Maulana Ilyas
Konsultan ISO 9001
Multiple Training & Consulting/ PT Mutu Tunas Cipta
Jalan Tanah Abang 1 No. 11F, Jakarta Pusat, DKI Jakarta
Email : konsultan@multiple.co.id
Telp. (021) 3890 1773
Whatsapp : 081 6888 476 (MUTU ISO)
www.konsultaniso.web.id
www.multiple.co.id
