Management RepresentativeDalam proses penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Seorang wakil manajemen (mangement representative) merupakan tokoh sentral yang akan menentukan berhasil atau tidaknya penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan Anda. Dengan tanpa mengabaikan keterlibatan seluruh karyawan, seorang management representative dengan kebijaksanaan, komitmen, dan ketegasan yang dimiliki mampu memberikan komando untuk seluruh level organisasi untuk tetap fokus dan berkomitmen penuh dalam menjalankan sistem manajemen mutu. Oleh karana itu, sangat penting bagi sebuah organisasi untuk menunjuk orang yang tepat sebagai wakil manajemen.

Standar ISO 9001:2008 klausul 5.5.2 menyebutkan bahwa:

5.5.2. Wakil Manajemen.

Manajemen puncak harus menunjuk seorang  anggota manajemen organisasi yang diluar tanggung jawab lain, harus mempunyai tanggung jawab dan wewengang yang meliputi :

a)       memastikan bahwa proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, dilaksanakan dan dipelihara,

b)       melaporkan pada manajemen puncak mengenai kinerja SMM ( system manajemen mutu)  dan setiap kebutuhan untuk koreksi, dan

c)       memastikan promosi kepedulian  mengenai persyartan pelanggan di seluruh organisasi

Catatan : Tanggung jawab wakil manajemen dapat meliputi hubungan dengan pihak eksternal mengenai hal-hal yang berhubungan dengan SMM ( sistem manajemen mutu).

 Dari klausul 5.5.2 ISO 9001 dapat diketahui bahwa seroang management representative haruslah orang yang berasal dari internal perusahaan yang ada pada jabatan manajerial (Kepala Bidang, Kepala Bagian, Manager, dsb) yang memiliki kewajiban memastikan seluruh persyaratan ISO 9001 diterapkan.

Tugas dan Tanggung Jawab Management Representative

Pada dasarnya, seorang MR bertanggung jawab atas pelaksanaan 6 prosedur wajib yang meliputi prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman mutu, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan, prosedur tindakan pencegahan, dan prosedur audit internal. Berikut kami sajikan tugas dan tanggung jawab management representative :

  • Berkoordinasi dengan Badan Sertifikasi
  • Mewakili manajemen selama sertifikasi dan audit surveillance
  • Mempromosikan kesadaran tentang persyaratan pelanggan
  • Menyiapkan dan merevisi dokumen SMM (Manual yaitu Kualitas, Prosedur sistem mutu dan dokumentasi lainnya).
  • Memastikan kepatuhan semua fungsi sesuai standar ISO 9001:2000.
  • Mempersiapkan Tinjauan Manajemen Jadwal Pertemuan dan melakukan Rapat Management Review
  • Mempersiapkan jadwal Audit, Melakukan Audit Internal menyiapkan laporan audit, Menulis laporan Ketidaksesuaian ..
  • Berkomunikasi dengan Top Management pada isu-isu Kualitas / Ketidaksesuaian & laporan Audit
  • Mengukur & Mengawasi kinerja proses.
  • Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang diperlukan.
  • Membuat ISO / kesadaran Kualitas untuk rekan dengan pelatihan internal.
  • Review Kebijakan mutu secara berkala
  • Waktu ke waktu meninjau semua fungsi, untuk memeriksa pelaksanaan yang efektif dari sistem Manajemen Mutu.

Pada praktek di lapangan, penunjukkan management representative harus dilengkapi dengan surat penunjukan resmi (Surat Keputusan, Surat Penunjukkan Kerja, dsb)  dari top manajemen sebagai dasar pemberian wewenang kepada management representative agar dihormati oleh anggota organisasi yang lainnya. Untuk efektifitas penerapan, sebaiknya management representative adalah orang yang paling memahami keseluruhan proses dan paling disegani oleh para karyawan di perusahaan Anda.  Ini untuk memastikan komunikasi berjalan lancar dan saran perbaikan didengar dan dilaksanakan.

Kriteria Seorang Management Representative

Seorang management representative sekurang-kurangnya harus memiliki kriteria sebagai berikut:

1. Pengetahuan yang kuat tentang persyaratan ISO 9001

Management representative setidaknya hanrus mengikuti 2 training; training pengenalan dan pemahaman klausul ISO 9001 dan training audit internal. Ini untuk memastikan seluruh persyaratan yang tertuang dalam klausul ISO 9001 diterapkan.

2. Pengetahuan yang luas tentang operasi perusahaan dan sistem manajemen mutu

Management representative harus memahami proses bisnis organisasi secara menyeluruh. Ini penting untuk memastikan seluruh critical point yang ada dalam proses dapat dikendalikan

3. Kemampuan untuk mendengarkan dan mempengaruhi

kemampuan ini juga diperlukan mengingat, penerapan ISO 9001 bukanlah pertunjukkan satu orang “one man show” tapi harus melibatkan peran aktif seluruh level organisasi. Pendekatan bottom – up juga penting untuk memastikan sistem yang kita terapkan memudahkan pekerjaan mereka alih-alih membebani mereka dengan pekerjaan baru tanpa diskusi sebelumnya

4. Kemampuan untuk meringkas informasi dan berkomunikasi secara efektif

Seluruh masukan yang datang dari anggota organisasi harus ditindak lanjuti dan dianalisis untuk kemudian disosialisasikan tindak lanjutnya untuk memastikan perbaikan yang berkesinambungan. Tanpa kemampuan ini, management representative hanya berhenti pada level penerima laporan dan tidak akan ada perbaikan sama sekali.

5. Manajemen proyek dan keterampilan organisasi

Seorang management representative harus mampu bekerja dalam tim, memimpin tim, membagi tugas dengan baik dan membuat perencanaan yang matang dengan seluruh tim.

Salam Semangat,

Khairul Umam, S.T, B.A

Artikel ini telah dibaca sebanyak6617kali!