Ketidaksesuaian dapat diartikan sebagai suatu penyimpangan yang muncul dari standar yang sudah ditetapkan. Ketidaksesuaian ini paling sering terjadi pada produk atau jasa baik yang berasal dari supplier maupun dari sistem internal.
Ketidaksesuain terjadi karena tidak terpenuhinya spesifikasi dan persyaratan yang telah ada. Persyaratan ini bisa datang dari pelanggan, badan pengawas eksternal atau prosedur internal perusahaan sendiri.
Dalam mengidentifikasi ketidaksesuain dapat diketahui melalui keluhan pelanggan, audit internal, audit eksternal, pemeriksaan bahan masuk atau selama kegiatan pengujian dan inspeksi.
Di dalam standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 klausul 8.3 disebutkan:
”Organisasi harus memastikan bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan produk diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau penyerahan yang tidak dikehendaki. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk mendefinisikan pengendalian dan tanggung jawab terkait kewenangan untuk menangani produk yang tidak sesuai”
Pengendalian produk tidak sesuai termasuk salah satu dari enam kegiatan yang harus dibuatkan prosedur kerjanya atau lebih sering dikenal sebagai 6 prosedur wajib ISO 9001. Pada prosedur ini harus diatur apa yang perusahaan anda lakukan apabila terjadi produk tidak sesuai. Beberapa contoh ketidaksesuaian yang mungkin terjadi di berbagai jenis perusahaan:
- Pengiriman barang yang tidak sesuai dari supplier baik berupa kualitas maupun kuantitas. Misalnya, barang yang dikirim lebih ataupun kurang; barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan baik dari sisi jenis (beda jenis) maupun kualitas (rusak, cacat); atau pengiriman barang melewati waktu pengiriman yang diminta.
- Pemberian jasa dari supplier jasa yang tidak sesuai dengan pesanan. Misalnya, jasa yang diberikan tidak sesuai dengan penawaran yang diajukan atau lewat dari waktu yang telah disepakati.
- Kesalahan penyimpanan. Barang rusak yang disebabkan karena kesalahan dalam proses penyimpanan di gudang (jatuh, tertiban, kadaluarsa)
- Kesalahan produksi. Misalnya, barang reject yang disebabkan karena kelalaian staf produksi maupun karena kualitas bahan yang buruk
- Hasil pengujian yang tidak sesuai standar. Misalnya, produk yang tidak lulus uji karena tidak terpenuhinya standar kualitas produk baik yang sifatnya fisik (bentuk, warna) maupun mekanik (kekuatan, kelenturan)
- Kesalahan saat pengiriman. Misalnya, barang rusak selama proses pengiriman atau pengiriman tidak tepat waktu
- Kesalahan saat penjualan. Misalnya, kesalahan memberi “tag” harga untuk perusahaan retail, menampilkan produk yang sudah kawaluarsa, atau menjanjikan sesuatu yang tidak sesuai dengan barang/jasa yang diberikan.
Hal yang harus diperhatikan dalam pengendalian produk tidak sesuai adalah sesuai dengan yang disebutkan dalam klausul “produk diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau penyerahan yang tidak dikehendaki”. Artinya, harus ada mekanisme identifikasi produk tidak sesuai misalkan dengan cara pemberian “tag” atau label Not Good (NG), label Non-Conforming Product (NCP), label “Reject”, atau dengan cara disediakan area khusus produk tidak sesuai, atau pada beberapa perusahaan manufaktur dan produksi disediakan keranjang khusus untuk produk tidak sesuai. Semua itu dilakukan untuk menjamin barang rusak tidak sampai ke tangan pelanggan.
Demikianlah artikel tentang produk tidak sesuai. Semoga dapat memberikan pencerahan bagi anda yang masih bingung dengan definisi produk tidak sesuai. Terakhir, patut untuk dicatat bahwa produk tidak sesuai mencakup barang atau jasa yang tidak sesuai.
Salam Semangat!
Khairul Umam,ST, BA & Zulherbi,S.TP
www.multiple.co.id
(021) 2638 2005
081314667860
