Konsultan ISO 9001

Selama menjadi konsultan ISO 9001, kami sering menemui beberapa kasus dimana auditor dari badan sertifikasi memberikan temuan kepada klien yang tidak dapat diterima karena tidak ada dasar yang jelas atas temuan tsebut. Beberapa temuan tersebut terlalu bersifat administratif, ambigu, dan tidak ada klausul yang secara tegas meminta hal tersebut. Ini wajar mengingat Standar ISO 9001:2008 memiliki bahasa legal formal yang umum sehingga pemahaman auditor yang satu dengan yang lain bisa berbeda tergantung; tingkat pemahamannya ; jam terbang ; kebijaksanaannya ; gaya mengaudit ; dan bisa jadi kesepakatan yang berlaku di lembaga sertifikasinya. Berikut ini kami jelaskan beberapa klausul ISO 9001 dan persyaratan ISO 9001 yang sering menjadi perdebatan

1. Masa implementasi ISO 9001 minimal 3 bulan
Bila anda cek standar ISO, tak ada satupun klausul ISO yang menyatakan bahwa masa minimal penerapan ISO adalah tiga bulan. Artinya, tidak ada batasan minimal penerapan ISO. Perusahaan yang baru 1 bulan menerapkan ISO bisa saja langsung mengajukan diri ke badan sertifikasi untuk diaudit dengan catatan semua persyaratan termasuk audit internal dan rapat manajemen sudah dijalankan. Ini dikarenakan banyak kasus dimana perusahaan sudah lama menerapkan sistem manajemen mutu hanya saja belum memenuhi persyaratan administrasinya saja. Batasan 3 bulan sudah menjadi semacam kesepakatan bersama karena secara logika, bila kurang dari 3 bulan, bukti penerapannya belum terlalu terlihat. Namun sekali lagi, ini bukan persyaratan mutlak dan sangat bergantung pada sejauh mana penerapan sistem manajemen mutu di organisasi tersebut sebelum mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9001.
2. Auditor Internal Harus Memiliki Sertifikat Training Audit Internal
Tidak dapat dipungkiri bahwa sertifikat training memang bukti paling otentik tentang kompetensi seseorang. Tapi apakah sertifikat training syarat mutlak yang harus dipenuhi? Bila kita tilik klausul 8.2.2 tentang Audit Internal maka tidak kita dapati pernyataan yang secara tegas meminta sertifikat Training audit internal. Bahkan klausul 8.2.2 sama sekali tidak menyinggung kompetensi. Persyaratan tentang kompetensi secara umum di atur pada klausul 6.2.1 tentang persyaratan umum sumber daya manusia. Pada Klausul 6.2.1 disebutkan bahwa personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian terhadap produk harus memiliki kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan, ketrampilan, dan pengalaman yang sesuai. Artinya, bila auditor tersebut pernah mengikuti training audit internal, maka itu sudah cukup. Auditor badan sertifikasi bisa mengecek kompetensi auditor internal dengan melakukan interview langsung untuk memeriksa kompetensi auditor internal tersebut. Karena bila sertifikat training audit internal menjadi persyaratan mutlak, maka selanjutnya akan timbul pertanyaan berikut; siapa yang boleh menerbitkan sertifikat training audit internal? Bolehkah seorang profesional membuatnya atau harus perusahaan konsultan? Adakah syarat khusus trainernya? Apakah cukup training audit internal biasa atau harus IRCA Lead Auditor Training?. Kami tekankan sekali lagi yang terbaik memang harus ada sertifikat training, namun tidak bijak jika auditor menganggapnya sebagai persyaratan mutlak. Kami jadi ingat kelakar salah seorang auditor senior dari badan sertifikasi termuka di Indonesia yang tim marketingnya menawari training audit internal ke klien kami sembari mengatakan bahwa sertifikat training itu wajib. Barangkali itu akal-akalan marketing supaya mendapat klien untunk trainingnya. Hahaha…
3. Format Pedoman Mutu harus berurutan sesuai dengan urutan Klausul
Kejadian ini belum lama kami alami saat klien kami yang menerapkan ISO 9001 untuk kepentingan sertifikasi SNI yang dipending jadwal auditnya karena pedoman mutunya dinyatakan tidak sesuai dengan standarISO 9001:2008. Untuk memastikan hal tersebut, kami mengecek kembali pedoman mutunya dan memastikan persyaratan pedoman mutu / manual mutu dipenuhi. Sesuai klausul 4.2.2 tentang manual mutu, disebutkan 3 persyaratan manual mutu : (1) lingkup penerapan dan klausul yang dikecualikan (2) prosedur terdokumentasi atau yang mengacu ke prosedur tersebut (3) Uraian interaksi antar proses. Setelah kami cek ternyata kami telah memenuhi semua persyaratn tersebut. Setelah kami melakukan konfirmasi, ternyata yang dimaksud tidak sesuai adalah formatnya. Kami menyadari bahwa ternyata kami menggunakan format dengan urutan 1,2,3,4, sampai 18 untuk menjelaskan klausul-klausul beserta bentuk penerapan yang kami lakukan di perusahaan tersebut. Sedangkan yang diminta, formatnya harus 1, 2,3, 4.1 , 4.2, 5.1-5.6, 6.1 – 6.4, dan seterusnya yang sama persis dengan format klausul ISO. Akhirnya, kami mengubah urutan 1-18 menjadi format klausul tanpa ada perbedaan yang berarti. Hanya perubahan penomoran saja. Hal yang administratif semacam ini seharusnya tidak terjadi. Klien bebas membuat pedoman mutunya dengan caranya tersendiri selama isinya sudah memenuhi persyaratan ISO yang secara tegas hanya menyebut 3 syarat di atas.

Demikianlah beberapa kasus yang pernah kami temui. Bila anda mengalami hal serupa dengan di atas, anda bisa berdiskusi dengan auditor anda. Bagi anda yang pernah berdebat karena perbedaan memahami klausul, silahkan berikan komentar agar kita bisa mendiskusikannya lebih lanjut untuk meningkatkan pengetahuan dan pengalaman di bidang ISO 9001:2008.

 

Salam Semangat,

 

Khairul Umam, ST.BA

Artikel ini telah dibaca sebanyak8828kali!