audit internal iso 9001

audit internal iso 9001

Bila sebelumnya kami pernah membahas tentang pelaksanaan audit internal, maka dalam kesempatan kali ini kami akan membahas aktor penting yang menentukan kesuksesan dari pelaksanaan kegiatan audit internal. Auditor Internal memiliki peranan penting dalam sebuah organisasi.  Tanpa keberadaan auditor internal, perbaikan sistem sulit untuk dicapai. Karena sistem akan berjalan apa adanya tanpa adanya upaya untuk melakukan evaluasi. Padahal dalam konsep PDCA (Plan – D0 -Check – Action), audit internal merupakan upaya melakukan Check (Periksa!) untuk memastikan sistem yang direncanakan sedari awal berjalan dengan baik dan efektif. Lalu apa sebenarnya tugas dan tanggung jawab auditor internal? Berikut kami rangkum tugas dan tanggung jawab auditor internal:

1. Mencari informasi awal terkait bagian yang akan diaudit (auditee)
Salah satu hal penting yang harus dikuasai auditor adalah pengetahuan yang cukup tentang auditee. Pengetahuan yang dimaksud di sini mencakup cara kerja, prosedural, hierarki jabatan, dan catatan mutu atau laporan yang selama ini digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Tanpa menguasai hal ini, maka tidak banyak yang bisa dilakukan auditor saat mengaudit.
2. Melakukan tinjauan dokumen dan persyaratan lain yang berkaitan dengan auditee
Memeriksa dokumen dan persyaratan lain untuk kemudian dicatat hal-hal yang bersifat critical merupakan faktor penting kesuksesaan audit, Dengan meninjau dokumen auditee, auditor akan mengetahui proses-proses penting yang perlu ditelusuri lebih jauh.
3. Mempersiapkan program audit tahunan dan jadwal pelaksanaan audit secara terperinci
Dalam kamus ISO 9001, tidak dikenal audit mendadak. Semua kegiatan audit internal harus direncanakan dari awal dan diinformasikan kepada seluruh auditee. Karena, tujuan audit internal bukan untuk mencari-cari kesalahan, akan tetapi untuk melakukan perbaikan secara berkesinambungan.
4. Membuat daftar pertanyaan audit (audit checklist)
Audit checklist dibuat untuk mempermudah auditor mengingat hal-hal penting yang perlu ditanyakan. Selain itu, audit checklist juga dapat dijadikan pedoman oleh auditee untuk mempersiapkan diri sebelum diaudit.
5. Melaksanakan pemeriksaan sistem secara menyeluruh
Dalam pelaksanaan audit, seorang auditor harus jeli dan telaten dalam memeriksa area auditee. Auditor tidak boleh hanya berpaku pada audit checklist dan standar, tapi lebih dari itu, auditor dapat memeriksa lingkungan kerja auditee, komitmen dan kesungguhan mereka dalam memperbaiki sistem. Dengan mengabaikan komitmen, kegiatan audit internal hanya akan terlihat seperti audit administratif belaka yang hanya berkutat pada ini belum lengkap, itu kurang bagus, dan ini itu belum ditandatangani!
6.  Mengumpulkan dan menganalisis bukti  audit yang cukup dan relevan
Semua masalah atau temuan yang ditemukan selama proses audit harus didukung dengan bukti yang cukup. Artinya, auditor tidak boleh gegabah dalam melaporkan temuan. Harus ada bukti kuat bahwa auditee melakukan kesalahan. Satu hal yang perlu dicatat, audit internal tidak hanya mengumpulkan temuan melainkan juga mengumpulkan bukti-bukti prestasi yang sudah dicapai!
7. Melaporkan temuan audit atau masalah-masalah yang ditemukan selama audit internal
Auditor harus menerbitkan laporan temuan audit internal untuk ditindaklanjuti oleh auditee. Auditee harus diberi tenggat waktu tertentu agar proses perbaikan tidak dibiarkan berlarut-larut.
8. Memantau tindak lanjut hasil audit internal sampai dinyatakan selesai
Untuk memastikan seluruh temuan telah diperbaiki, maka auditor internal harus memeriksa tindakan yang sudah dilakukan setelah melewati tenggat waktu perbaikan yang diberikan.
8 Poin di atas merupakan  tugas dan tanggung jawab auditor internal, selanjutnya Kami akan membahas apa yang harus dan yang jangan dilakukan oleh seorang auditor.
Kualitas Auditor Internal  yang Diharapkan
  • Independen, Tidak memihak auditee
  • Pendengar dan pengamat yang baik
  • Pencatat yang baik
  • Komunikatif dan bijaksana, tidak menyinggung perasaan auditee
  • Memiliki pemahaman tentang audit dan auditee yang cukup
Kualitas Auditor Internal  yang Tidak Diharapkan
  • Mudah diarahkan auditee
  • Tidak mempersiapkan diri
  • Tidak konsisten, tidak tegas dalam menyatakan suatu proses bermasalah atau tidak yang disebabkan minimnya pemahaman
  • Terlalu agresif, menampakkan kesenangan bila menemukan temuan
  • Cenderung menggunakan pendapat pribadi
  • Tidak teliti mencatat dan menyimpan catatan
Demikianlah artikel ringan tentang tugas dna tanggung jawab auditor internal. Semoga bermanfaat!
Salam Semangat,
Khairul Umam, S.T, B.A

Artikel ini telah dibaca sebanyak88644kali!