Mengenal Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan (FKAP)
Sebuah perusahaan/ organisasi yang akan menerapkan sistem manajemen anti penyuapan ISO 37001:2016, maka harus membentuk dan memberikan tugas pada Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan. Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan yang selanjutnya disingkat menjadi FKAP adalah orang atau kelompok yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang untuk melaksanakan penerapan sistem manajemen anti penyuapan.
FKAP dapat berbentuk unit/ komite tersendiri yang terdiri dari sekelompok orang yang mana dapat diambil atau diwakilkan dari beberapa departemen dalam organisasi. Namun apabila budaya dan potensi terjadinya penyuapan dalam organisasi cukup tinggi, organisasi dapat mempertimbangkan FKAP ditugaskan kepada satu orang secara penuh, yang mana personel tersebut tidak terlibat secara langsung dalam kegiatan operasional organisasi.
FKAP juga dapat berasal dari pihak eksternal, contohnya apabila suatu organisasi menggunakan tenaga ahli atau penyedia eksternal sebagai FKAP untuk sebagian atau bahkan keseluruhan fungsi FKAP. Penggunaan pihak eksternal sebagai FKAP diperbolehkan selama Manajemen Puncak mempunyai kendali dan melakukan pengawasan terhadap FKAP dari pihak eksternal tersebut.
FKAP harus mempunyai akses secara langsung dan cepat kepada Manajemen Puncak (tanpa melalui perantara) dalam hal menyampaikan informasi yang berkaitan dengan penerapan sistem manajemen anti penyuapan ISO 37001:2016 ataupun apabila terdapat isu/ dugaan pelanggaran suap yang perlu diketahui oleh Manajemen Puncak.
Tugas dan Tanggung Jawab Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan (FKAP)
Tugas dan tanggung jawab FKAP sebenarnya sudah dituangkan dalam Standar ISO 37001:2016 Klausul 5.3.2, berikut kami selaku Konsultan ISO 37001 akan menyampaikan tugas dan tanggung jawab FKAP :
- Mengawasi desain dan implementasi dari sistem manajemen anti penyuapan ISO 37001:2016 pada suatu organisasi;
- Memberikan saran dan bimbingan kepada pegawai/ personil organisasi mengenai sistem manajemen anti penyuapan ISO 37001:2016 dan isu-isu yang berkaitan dengan suap;
- Memastikan sistem manajemen anti penyuapan diterapkan sesuai dengan standar ISO 37001:2016;
- Melaporkan kinerja sistem manajemen anti penyuapan ISO 37001:2016 kepada Manajemen Puncak secara berkala;
- Mengelola risiko penyuapan dalam organisasi;
- Bersama dengan pengendali dokumen, membuat dan membarui kebijakan dan prosedur yang diperlukan dalam penerapan sistem manajemen anti penyuapan ISO 37001:2016;
- Melakukan pelatihan dan sosialisasi mengenai kebijakan dan prosedur anti penyuapan;
- Menyiapkan informasi dan data dalam pelaksanaan rapat tinjauan manajemen dan tinjauan FKAP;
- Membuat dan mensosialisasikan pedoman gratifikasi kepada seluruh pegawai organisasi;
- Mengelola saluran pengaduan penyuapan atau whistle blowing system;
- Membentuk tim Investigasi sehubungan dengan penerimaan laporan dugaan penyuapan;
- Mengelola ketidakcukupan pengendalian anti penyuapan;
Baca Juga : Mengenal ISO 37001:2016
Kompetensi Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan (FKAP)
FKAP harus ditugaskan kepada orang atau kelompok yang mempunyai kompetensi memadai dan bersifat mandiri. Kami selaku Konsultan ISO 37001 akan menyampaikan kompetensi yang sebaiknya dimiliki oleh FKAP:
1. Pemahaman Standar ISO 37001:2016
Pemahaman terhadap standar ISO 37001:2016 merupakan kompetensi wajib yang harus dimiliki oleh FKAP, hal ini agar FKAP dapat mengetahui apakah implementasi sistem manajemen anti penyuapan di organisasi sudah sesuai dengan Standar ISO 37001:2016 atau tidak.
2. Pemahaman Audit Internal ISO 19011:2018
FKAP haruslah memiliki kompetensi mengenai audit internal, dikarenakan FKAP memiliki tugas untuk memonitor kinerja dari sistem manajemen anti penyuapan, hal ini dapat dilakukan melalui kegiatan audit internal.
3. Pemahaman Manajemen Risiko
Pemahaman mengenai manajemen risiko sangat penting dimiliki oleh FKAP, hal ini dikarenakan FKAP memiliki tugas untuk mengelola risiko penyuapan di organisasi. Risiko penyuapan akan efektif dikelola apabila FKAP dibekali kompetensi yang memadai terhadap manajemen risiko penyuapan.
4. Pemahaman Gratifikasi
FKAP mempunyai tugas untuk menyusun prosedur gratifikasi, yang mana di dalamnya mengatur mengenai kriteria gratifikasi, kategori gratifikasi, pelaporan gratifikasi, dan penanganan barang gratifikasi. Untuk itu FKAP haruslah memiliki pemahaman yang cukup mengenai gratifikasi.
5. Pemahaman Pengelolaan Whistle Blowing System
Organisasi yang menerapkan sistem manajemen anti penyuapan haruslah mempunyai saluran untuk melaporkan dugaan penyuapan yang dilakukan oleh personil organisasi, FKAP adalah unit yang bertanggungjawab untuk menyiapkan dan mengelola saluran pengaduan dugaan pelanggaran tersebut. Untuk itu FKAP harus dibekali kompetensi yang sesuai dan memadai mengenai Whistle Blowing System.
6. Pemahaman Teknik Investigasi
Dalam melakukan Investigasi terhadap dugaan pelanggaran, Organisasi dapat menggunakan jasa dari pihak eksternal, namun akan lebih efisien apabila terdapat personil FKAP yang mempunyai kompetensi mengenai teknik Investigasi.
Surat Penunjukan Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan (FKAP)
Dalam menetapkan Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan harus dilakukan melalui surat keputusan resmi yang ditanda tangani oleh Manajemen Puncak sebagai dasar pemberian wewenang kepada Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan dalam menjalankan tugasnya. Hal ini juga bertujuan agar FKAP dihormati oleh seluruh anggota dalam organisasi dikarenakan adanya penunjukan resmi dari Manajemen Puncak.
Demikianlah artikel singkat kami mengenai Tugas dan Tanggung Jawab Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan (FKAP), semoga dapat memberikan gambaran bagi Organisasi Anda dalam menerapkan sistem manajemen anti penyuapan sesuai dengan Standar ISO 37001:2016.
Apabila ada yang perlu untuk ditanyakan jangan sungkan untuk menghubungi kami selaku Konsultan ISO 37001 melalui nomor yang kami cantumkan di bawah atau silahkan berikan komentar Anda pada kolom komentar.
Terima Kasih,
Salam Semangat,
Alief Maulana
Konsultan ISO 37001
Multiple Training & Consulting/ PT Mutu Tunas Cipta
Jalan Tanah Abang 1 No. 11F, Jakarta Pusat, DKI Jakarta
Email : konsultan@multiple.co.id
Telp. (021) 3890 1773
Whatsapp : 081 6888 476 (MUTU ISO)
www.konsultaniso.web.id
www.multiple.co.id
