Berbeda dengan ISO 9001:2008, dalam ISO 9001:2015 tidak ada lagi istilah prosedur wajib.
Baca Juga : Daftar Dokumen Wajib ISO 9001:2008
Dalam ISO 9001:2015, suatu organisasi dibebaskan untuk menetapkan suatu prosedur atau tidak. Organisasi dapat melakukan penilaian mandiri apakah suatu proses perlu dibuatkan prosedur atau tidak.
Baca Juga : Prosedur untuk Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
Namun demikian, bagi suatu perusahaan yang baru pertama kali menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015, kami selaku Konsultan ISO menyarankan untuk membuat prosedur agar penerapan dari ISO 9001:2015 menjadi lebih efektif dan efisien.
Cara Membuat Dan Manfaat Prosedur Bagi Perusahaan
Dalam menerapkan ISO 9001:2015 untuk perusahaan, entah skala besar maupun kecil yang mempunyai ruang lingkup cukup luas serta sumber daya dengan background yang beragam, diperlukan acuan efektif agar sistem manajemen mutu yang diterapkan bisa selaras dengan sistem kerja di perusahaan. Dengan demikian, visi dan misi perusahaan pun bisa tercapai.
Bukan hanya itu saja, manfaat prosedur bagi perusahaan pada dasarnya sangat beragam sehingga perlu diperhatikan dan diterapkan. Pemahaman tentang prosedur kerja merupakan hal penting bagi semua pegawai. Rangkaian tata kerja tersebut bisa dijadikan pedoman dalam melakukan pekerjaan. Prosedur ini juga bisa menjadi tolak ukur pencapaian kinerja individu dan juga perusahaan. Berikut ini kami berikan uraian mengenai cara membuat prosedur kerja dan manfaat prosedur bagi perusahaan.
Cara Membuat Prosedur Kerja
Dalam membuat prosedur kerja perlu memenuhi berbagai prinsip misalnya kejelasan dan kemudahan, efektivitas dan efisiensi, berorientasi pada pengguna, keselarasan, kepatuhan pada hukum, dinamis dan kepastian hukum. Beberapa cara untuk membuat prosedur kerja perusahaan yaitu :
1. Membuat susunan kerja
Anda bisa meminta seluruh kepala bagian atau manager perusahaan supaya berbicara pada bawahannya dan menentukan berbagai hal yang perlu dibahas dalam prosedur kerja.
2. Merencanakan alur proses
Cara ini dilakukan dengan membuat format, menyetujuan format serta membuat template, menentukan bagiamana prosedur kerja tersebut diakses dan menentukan alur proses.
3. Melakukan interview
Melakukan interview pada karyawan berfungsi untuk mengetahui aktivitas harian apa saja yang mereka kerjakan dan bagaimana cara mereka bekerja.
4. Menulis, membahas dan mensosialisasikan
Jika Anda sudah melakukan interview serta memeriksa dokumen pelaksanaan kerja, perusahaan dapat menulis prosedur kerja (SOP), membahas kembali bersama berbagai pihak yang terkait serta melihat masih adakah kesenjangan peraturan yang dibuat antara perusahaan dan pegawai. Jika sudah mendapatkan kesepakatan maka peraturan tersebut sudah dapat disosialisasikan.
5. Training
Setelah mendapatkan kesepakatan dan disosialisasikan, berikutnya diadakan training supaya prosedur dapat berjalan dengan benar dan baik sesuai harapan.
6. Penilaian
Minimal dilakukan evaluasi setahun sekali oleh perusahaan terkait relevansi berjalannya prosedur kerja. Apakah ada yang perlu dihilangkan atau ditambah.
Manfaat Prosedur Bagi Perusahaan
Adapun beberapa manfaat prosedur bagi perusahaan tentu sangat beragam.
Di bawah ini beberapa manfaat prosedur kerja tersebut yang sebaiknya Anda ketahui.
1. Melatih kemandirian karyawan
Dengan penerapan prosedur ini para karyawan bisa terlatih lebih mandiri serta tidak bergantung sepenuhnya pada intervensi manajemen. Ini akan menurunkan keterlibatan pimpinan dalam berbagai kegiatan di perusahaan setiap harinya.
2. Menghindari resiko pelaksanaan tugas yang tumpang tindih
Prosedur perusahaan dapat mengatur seluruh tugas, pekerjaan dan juga kegiatan karyawan. Dengan demikian, tidak akan ada pelaksanaan tugas yang tumpang tindih.
3. Tercipta standarisasi dalam menyelesaikan pekerjaan
Standar pelaksanaan prosedur secara tidak langsung berguna sebagai acuan dalam menyelesaikan pekerjaan. Hasil akhir pekerjaan karyawan pun tentu akan sesuai harapan sebab jika tidak sesuai ini artinya proses kerja karyawan menyimpang dari prosedur yang ditentukan.
4. Meningkatkan kinerja perusahaan
Manfaat prosedur bagi perusahaan yang lain yakni untuk mengatur kinerja perusahaan supaya tidak ada pekerja yang melakukan pekerjaan secara menyimpang. Apabila prosedur kerja perusahaan dipatuhi serta tidak dilanggar, tentu perusahaan bisa mendapatkan hasil maksimal. Sehingga kinerja perusahaan yang dijalankan pun terus meningkat.
5. Meluruskan kesalahan prosedural
Manfaat prosedur bagi perusahaan juga dapat dijadikan sebagai tolah ukur dalam melihat apakah aktivitas kinerja perusahaan telah berjalan sesuai standar atau tidak.
Jika terjadi kesalahan, maka akan lebih mudah untuk melacaknya sebab dalam prosedur operasional perusahaan umumnya telah diatur rinci pada masing-masing bagian.
Demikian ulasan mengenai cara membuat prosedur kerja dan manfaat prosedur bagi
perusahaan.
Dengan membuat prosedur kerja ini akan memberikan banyak keuntungan bagi karyawan, pimpinan dan juga perusahaan sendiri.
Terimakasih,
Salam semangat
Alief Maulana Ilyas
ISO Consultant
0816888476
www.multiple.co.id
