Pengendalian dokumen merupakan inti dari penerapan ISO 9001. Ketika anda baru menerapkan sistem manajemen mutu, maka perubahan yang paling terasa adalah soal dokumentasi dari kegiatan-kegiatan yang berlangsung di perusahaan. Bila sebelumnya kegiatan-kegiatan tersebut tidak memiliki prosedur tertulis, maka setelah penerapan ISO 9001 anda diminta untuk membuat prosedur/sop/ instruksi kerja tertulis. Semua itu dilakukan untuk menjamin proses-proses yang ada di perusahaan anda berjalan secara konsisten. Sebelum kita melangkah lebih jauh tentang pengendalian dokumen, ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu definisi dokumen menurut ISO 9000:2005:
3.7 Istilah yang berkaitan dengan dokumentasi
3.7.1 informasi
data yang ada artinya
3.7.2 dokumen
informasi (3.7.1 ) dan media pendukungnya
CONTOH Rekaman, spesifikasi, dokumen prosedur, gambar, laporan, standar.
CATATAN 1 Media dapat kertas, disket magnetik, elektronik atau optik, foto atau contoh gabungannya.
CATATAN 2 Sekumpulan dokumen, misalnya spesifikasi dan rekaman, acap kali dinamakan “dokumentasi”.
CATATAN 3 Beberapa persyaratan (misalnya persyaratan mudah dapat dibaca) menyangkut semua jenis dokumen, namun mungkin ada persyaratan berbeda bagi spesifikasi (misalnya persyaratan terkendali terhadap revisi) dan rekaman (misalnya persyaratan mudah dapat diambil).
Ada beberapa poin yang bisa kita pahami dari definisi dokumen di atas bahwa; dokumen adalah data yang memuat informasi penting seputar penerapan ISO 9001 seperti prosedur, laporan, standar, rekaman (records), sepsifikasi dan lain-lain; dokumen boleh dalam bentuk kertas, data elektronik, foto, audio, dan video. Untuk lebih mudah dipahami, kami akan memberikan ilustrasi. Misalnya anda ingin membuat instruksi kerja tata cara menyambut pelanggan untuk front office, maka Anda boleh membuatnya dalam bentuk instrukti kerja tertulis yang diprint di atas kertas atau Anda juga boleh membuat Video yang di situ ditampilkan secara audio visual tata cara menyambut pelanggan. Artinya, tidak ada kewajiban dalam ISO 9001:2008 bahwa dokumen khususnya yang berkaitan dengan prosedur kerja / SOP / instruksi kerja harus dalam bentuk tertulis.
Kami pernah membuat artikel tentang dokumen yang harus dibuat dalam rangka penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 secara umum dan juga prosedur kerja serta form atau rekaman mutu apa saja yang harus dibuat secara khusus. Anda dapat menyimaknya agar Anda lebih memahami apa yang dimaksud dengan dokumen dalam ISO 9001:2008.
Tips Membuat Prosedur Pengendalian Dokumen
Dalam membuat prosedur pengendalian dokumen ISO 9001:2008, setidaknya Anda harus memuat hal-hal berikut ini :
- Bagaimana Anda menyetujui dokumen untuk rilis? – Yang menyetujui siapa? Bagaimana saya tahu dokumen telah disetujui?
- Bagaimana Anda meninjau, dan memperbarui kembali menyetujui dokumen? – Apakah Anda meninjau secara teratur? Siapa yang melakukan review? Siapa yang bertanggung jawab untuk membuat perubahan? Bagaimana versi terbaru disetujui?
- Bagaimana Anda mengidentifikasi perubahan yang telah dibuat dan bagaimana Anda mengidentifikasi status revisi? Bagaimana mengetahui apa yang telah berubah antara versi ini dan rilis terbaru? Bagaimana mengetahui versi copy
- Bagaimana memberikan akses ke versi yang benar di mana itu dibutuhkan? misalnya di lantai toko , Apakah ada hard copy untuk memperbarui? Bagaimana Anda melacak mereka? Siapa yang bertanggung jawab untuk mendistribusikan atau memperbarui ke versi terbaru?
- Bagaimana mengontrol dokumen eksternal seperti peraturan, undang-undang, sertifikat ISO, dll
- Bagaimana cara mencegah dokumen kadaluarsa (obselete), memastikan dokumen terbaru saja yang digunakan. Bagaimana cara memusnahkan dokumen yang tidak terpakai?
Tips Distribusi Dokumen ISO 9001
Sebagaimana yang dijelaskan di awal, tidak ada kewajiban bagi Anda untuk mencetak semua prosedur atau instruksi kerja yang Anda buat. Begitupun dengan distribusi dokumen, tidak ada keharusan semua dokumen harus disalin (foto copy) dan dicap “controlled copy” sebelum didistribusikan ke bagian yang berkepentingan. Dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001, yang terpenting adalah bagaimana caranya semua dokumen dapat terkontrol dari sisi penerbitan dan pengesahannya dan setiap bagian dapat dengan mudah mengakses dokumen tersebut baik dengan cara manual (cetak, hard copy) maupun digital (shared network, Cloud, Internet Server Base).
Selama pengalaman kami menjadi konsultan ISO 9001 untuk berbagai klien yang memiliki kebutuhan berbeda-beda, kami menemukan bahwa setiap klien memiliki caranya tersendiri dalam mendistribusikan prosedur ke setiap bagian. Ada klien yang lebih menyukai cara tradisional, dimana semua dokumen dicetak di kertas dan diberi stempel “MASTER”, “CONTROLLED COPY”, “UNCONTROLLED COPY”, maupun “OBSOLETE” sebagai bentuk kontrol dokumen. Ada juga klien yang lebih memilihi cara modern dimana distribusi dokumen dilakukan sepenuhnya secara digital baik melalui jaringan lokal (shared network) maupun berbasis internet. Bila Anda memilih untuk melakukan distribusi melalui internet, Anda bisa menggunakan layanan gratis dari Dropbox, Google Docs / Google Drive, atau dengan aplikasi yang dirancang oleh tim IT Anda sendiri. Hal yang paling penting jika Anda memilih mendistribusikan dokumen ISO secara digital adalah tentang bagaimana cara anda memberi hak akses kepada dokumen tersebut. Harus ada pengaturan hak akses seputar siapa yang bisa mengedit, merevisi, menyetujui, mengunggah, mengunduh, membaca saja maupun menghapusnya dari sistem.
Salam Semangat,
Khairul Umam,S.T, B.A
