Tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan adalah dua unsur penting yang dilakukan untuk menjamin sistem manajemen mutu bebas dari potensi yang merugikan perusahaan dengan cara mengidentifikasi masalah, menganalisis akar masalah, mencari bentuk perbaikan dan pencegahannya, dan melaporkannya kepada pihak manajemen. Tindakan perbaikan dan pencegahan sebenarnya adalah dua hal yang saling berkaitan dan mirip. Hanya saja, tindakan perbaikan cenderung pada penyelesaian masalah ketika masalah terjadi sedangkan tindakan pencegahan adalah proses evaluasi proaktif untuk mencegah potensi masalah menjadi masalah di kemudian hari. Berikut definisi lebih lengkap dari tindakan perbaikan dan pencegahan menurut ISO 9000:2005, sebuah standar yang berisi definisi dari kata atau istilah yang digunakan dalam Standar ISO 9001.
3.6.4 Tindakan pencegahan
Tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki
CATATAN 1 Mungkin terdapat lebih dari satu penyebab potensial ketidaksesuaian.
CATATAN 2 Tindakan pencegahan dilakukan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian sedangkan tindakan korektif (3.6.5) dilakukan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian.
3.6.5 Tindakan perbaikan
Tindakan unutuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.
CATATAN 1 Mungkin terdapat lebih dari satu penyebab ketidaksesuaian.
CATATAN 2 Tindakan korektif dilakukan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian sedangkan tindakan pencegahan (3.6.4) mencegah terjadinya ketidaksesuaian.
CATATAN 3 Terdapat perbedaan antara koreksi dan tindakan korektif.
Prosedur Tindakan Perbaikan dan Tindakan Pencegahan
Tindakan perbaikan dan pencegahan merupakan dua prosedur dari enam prosedur wajib yang harus didokumentasikan dalam ISO 9001. Ini penting dilakukan untuk memastikan semua masalah terdeteksi dan tercatat sehingga mudah untuk melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan. Dalam membuat prosedur tindakan perbaikan, setidaknya harus memuat poin-poin berikut:
- Mereview dan mendokumentasikan masalah
- Melakukan Perbaikan produk sementara, spt : menghapus produk cacat dan mengkarantina area yang ditunjuk untuk investigasi
- Menyelidiki penyebab terjadi masalah, bagaimana itu bisa terjadi, mengapa bisa terjadi, apakah bisa terjadi lagi?
- Mengusulkan solusi yang tepat yang akan mencegah masalah terjadi lagi. Hal ini sering berarti perubahan pada proses.
- Anda perlu melaporkan tindakan apa yang benar-benar diambil
- Setelah beberapa waktu berjalan, Anda perlu untuk menilai apakah tindakan yang diambil berhasil dalam mencegah masalah yang sama dan mendokumentasikan bukti untuk mendukung keputusan Anda.
- Setelah anda yakin masalah tidak akan berulang lagi anda bisa menutup kasus ini
Adapun untuk prosedur tindakan pencegahan, setidaknya harus memuat poin-poin berikut:
- Bagaimana anda mengidentifikasi masalah
- Dimana dan bagaiamana membuat catatannya
- Bagaimana cara investigasi kasus dan dilakukan siapa?
- Memutuskan tindakan apa yang diambil
- Bagaimana merekam tindakan yang diambil
- Menilai solusi efektif dan mendokumentasikan semua tindakan preventif
- Kapan dan siapa yang bisa menutup masalah
Tips Melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dalam Perusahaan Anda
Menetapkan tindakan perbaikan dan pencegahan atas suatu masalah bukanlah hal yang mudah. Dibutuhkan kejelian dan pemahaman yang utuh atas semua proses yang berjalan. Ini hanya bisa dilakukan apabila Anda telah memahami klausul ISO 9001 dan juga prosedur yang ditetapkan perusahaan Anda. Anda tidak mungkin menyatakan suatu kondisi sebagai masalah atau potensi masalah tanpa memahami klausul ISO 9001 dan juga prosedur yang telah ditetapkan. Untuk mempermudah anda dalam melakukan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan, berikut ini beberapa hal yang bisa Anda jadikan acuan. Anda bisa menemukan cara tindakan perbaikan melalui :
- Melakukan inspeksi tempat kerja
- pengujian, memeriksa, dan pemantauan pabrik dan peralatan
- konsultasi dengan staf
- Feedback pelanggan
- Audit
- laporan bahaya
- pengecekan dengan produk cacat
- menyelidiki keluhan
- meninjau kegagalan sistem
- meninjau persyaratan dan peraturan perundang-undangan
Adapun untuk tindakan pencegahan, anda bisa mengidentifikasi peluang perbaikan melalui beberapa cara berikut:
- Melalui proses tinjauan manajemen
- Memonitor proses/performance
- Menganalisa data garansi dan feedback pelanggan
- Menganalisis proses
- Mencari akar masalah untuk tindakan perbaikan
- Penilaian resiko
- Saran karyawan untuk perbaikan
- Jadwal produksi
- Pemantauan aturan perundang-undangan dan aturan
- Review marketplace
- Mengikuti perkembangan teknologi
- Temuan Audit mutu internal atau eksternal
- Pengamatan karyawan
Demikianlah artikel ringkas tentang tindakan perbaikan dan pencegahan. Semoga dengan artikel ini dapat memberikan anda panduan untuk mengevaluasi sistem secara keseluruhan demi mencapai tujuan utama penerapan ISO 9001; perbaikan berkesinambungan (continual improvement).
Baca Juga : Tugas dan Tanggung Jawab Management Representative
Salam Semangat!
Khairul Umam,ST, BA & Zulherbi,S.TP
Konsultan ISO
(021) 2638 2005
081314667860
