Seleksi dan Evaluasi Penyedia Eksternal dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
Suatu organisasi dan penyedianya adalah saling tergantung satu sama lain dalam sebuah hubungan yang saling menguntungkan dan dapat meningkatkan kemampuan keduanya untuk mencapai target masing-masing.
Mutu produk atau jasa yang diberikan oleh penyedia eksternal (vendor, rekanan, supplier, sub kontraktor) sangat mempengaruhi mutu akhir produk (barang maupun jasa) suatu Organisasi. Oleh karena itu, memantau kinerja penyedia eksternal merupakan hal yang sangat ditekankan dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.
Seleksi dan Evaluasi Penyedia Eksternal termasuk salah satu prinsip dari 7 Prinsip ISO 9001:2015.
Standar ISO 9001:2015 Klausul 8.4.1 menyebutkan bahwa:
Organisasi harus menetapkan dan menerapkan kriteria untuk mengevaluasi, memilih, memantau kinerja dan mengevaluasi ulang penyedia eksternal berdasarkan kemampuannya menyediakan proses atau produk dan jasa sesuai dengan persyaratan yang ditentukan. Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi kegiatan ini dan tindakan apapun yang diperlukan yang timbul dari evaluasi.
Dalam standar tersebut dinyatakan bahwa Anda harus mengevaluasi dan memilih penyedia eksternal berdasarkan pada kemampuan mereka untuk memenuhi kebutuhan Organisasi Anda. Anda harus menentukan persyaratan yang penting bagi Organisasi Anda, dan memilih penyedia eksternal pada kriteria tersebut. Daftar penyedia eksternal yang telah disetujui merupakan bagian dari Sistem Manajemen Mutu.
Seleksi dan Evaluasi Penyedia Eksternal
Biaya, jelas merupakan salah satu syarat penting penyedia eksternal, tetapi bukanlah satu-satunya faktor atau yang paling penting. Penyedia eksternal yang dapat diandalakan adalah penyedia eksternal yang konsisten menjaga mutu produk. Selain itu, pemasok juga harus tepat waktu, pelayanan kepada pelanggan, pengiriman dan stabilitas usaha. ISO 9001 tidak mensyaratkan penyedia eksternal anda menerapkan ISO akan tetapi anda yang melakukan audit/penilaian terhadap mereka.
Cara Melakukan Seleksi dan Evaluasi Pemasok
Sebagian perusahaan melakukan pengisian kuisioner dalam mengevaluasi penyedia eksternal. Metode lain dilakukan dengan cara trial pembelian untuk melakukan penilaian. Bisa juga dengan cara mendatangi langsung penyedia eksternal dan menilai keseluruhan proses yang ada (tidak wajib). Untuk penyedia eksternal yang ada, Anda akan perlu secara berkala menilai kembali apakah penyedia eksternal Anda masih mampu memenuhi kebutuhan Anda. Untuk mengevaluasi penyedia eksternal berdasarkan kinerja masa lalu mereka, Anda harus menyimpan catatan (misalnya log produk inspeksi masuk, catatan laporan produk penyedia eksternal tidak sesuai).
Jika usaha anda bisa berjalan tanpa penyedia eksternal maka sangat bagus karena mengurangi resiko dan tidak perlu melakukan penilaian. Jika tergantung kepada penyedia eksternal maka bisa jadi anda tidak dapat melakukan produksi ketika penyedia eksternal tidak mengirimkan barang.
Seberapa intens anda mengevaluasi penyedia eksternal akan sangat berpengaruh terhadap barang dan jasa anda. Bagaimana anda menilai penyedia eksternal dan memutuskan menggunakan penyedia eksternal mana yang harus dimasukkan kedalam Daftar Penyedia Eksternal Terpilih.
Terimakasih
Salam Semangat
Multiple Training & Consulting
Khairul Umam
Konsultan ISO 9001
Jalan Tanah Abang I No. 11 F Jakarta Pusat 10160
Email : konsultan@multiple.co.id
Telp : (021) 3890 1773
Fax : (021) 352 39 82
Whatsapp : 081 6888 476 – 081 (MUTU ISO)
www.multiple.co.id
www.konsultaniso.web.id
