Konsultan ISO
No Result
View All Result
Jasa optimasi page speed baju murah Daftar reseller
  • Home
  • Jasa Konsultan ISO
  • Download ISO
  • Permintaan Proposal
  • About Us
    • Company Profile
    • Biaya Konsultan ISO
    • Our Customers
    • Hubungi Kami
  • Cek Sertifikat
Konsultan ISO
  • Home
  • Jasa Konsultan ISO
  • Download ISO
  • Permintaan Proposal
  • About Us
    • Company Profile
    • Biaya Konsultan ISO
    • Our Customers
    • Hubungi Kami
  • Cek Sertifikat
No Result
View All Result
Jasa optimasi page speed baju murah Daftar reseller
Konsultan ISO
  • Konsultan ISO
  • Proposal
  • About Us
Home ISO 9001:2015

Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen

Konsultan ISO by Konsultan ISO
Reading Time: 3 mins read
2
Pengendali Dokumen

Pengendali Dokumen

Siapa Pengendali Dokumen ?

Pengendali dokumen (Document Controller) dalam Sistem Manahemen Mutu ISO 9001:2015 adalah orang atau tim yang ditunjuk untuk mengurusi masalah penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, pengendalian, dan pemusnahan dokumen. Tugas pengendali dokumen pada dasarnya membantu wakil manajemen (management representative) dalam menerapkan persyaratan ISO 9001:2015 klausul 7.5 tentang pengendalian informasi terdokumentasi.

Dalam Standar ISO 9001:2015 sebenarnya tidak diwajibkan adanya Pengendali Dokumen, namun kami selaku Konsultan ISO biasanya akan tetap merekomendasikan kepada klien agar tetap ditunjuk seorang Pengendali Dokumen, hal ini bertujuan agar memudahkan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Apabila suatu organisasi memiliki keterbatasan personel maka kami Konsultan ISO menyarankan agar Pengendali Dokumen dapat dirangkap oleh Management Representative.

Pada penerapannya di lapangan, pengendali dokumen bisa menerapkan sistem sentralisasi dimana seluruh dokumen baik formulir maupun rekaman mutu disimpan terpusat pada satu lokasi dan dikendalikan oleh pengendali dokumen atau bisa juga desentralisasi dimana pengendali dokumen hanya mengurusi masalah penerbitan, pembaruan, dan pendistribusian dokumen dan formulir sedangkan rekaman mutunya disimpan oleh bagian terkait. Misalnya, Purchase Order disimpan oleh bagian purchasing dan Inquiry disimpan oleh bagian marketing. Tidak ada keharusan dalam ISO 9001:2015 untuk menerapkan sentralisasi maupun desentralisasi. Semua dikembalikan ke kebutuhan organisasi.

Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen

Berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pekerjaan pengendali dokumen:

  • Membantu management representative dalam menjalankan  prosedur pengendalian informasi terdokumentasi;
  • Memasukkan data dokumen ke dalam daftar dokumen dan memastikan bahwa informasi yang diberikan akurat dan up to date;
  • Memastikan dokumen disahkan sebelum didistribusikan;
  • Melakukan perubahan dokumen bila diperlukan dengan berkordinasi dengan management representative;
  • Memastikan seluruh dokumen telah disosialisasikan dan didistribusikan ke bagian yang berkepentingan;
  • Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan serta mudah untuk ditelusuri;
  • Menarik atau memusnahkan dokumen yang sudah kadaluarsa.

Tugas dan tanggung jawab tersebut sebetulnya sudah dinyatakan secara jelas dalam standar ISO 9001:2015 klausul 7.5.2 sebagai berikut:

Ketika membuat dan memperbarui informasi terdokumentasi, organisasi harus dapat memastikan :

a. Judul dokumen, tanggal pembuatan dokumen, nama pembuat dokumen, dan nomor identifikasi dokumen telah sesuai;

b. Bahasa yang digunakan, versi dari software yang digunakan, dan media yang digunakan (apakah soft copy atau hard copy) telah sesuai;

c. Pemeriksaan dan persetujuan pada dokumen ditetapkan;

Dan pada klausul 7.5.3.1 disebutkan bahwa:

Informasi terdokumentasi yang digunakan untuk keperluan sistem manajemen mutu harus dikendalikan dan organisasi harus:

a. Memastikan tersedia dan sesuai, dan dapat diakses kapan dan dimana saja jika diperlukan;

b. Memastikan terlindungi dari kehilangan kerahasiaan;

Kemudian pada klausul 7.5.3.2 disebutkan bahwa:

Organisasi harus mengendalikan informasi terdokumentasi dengan melakukan kegiatan pengendalian:

a. Distribusi dokumen, akses dokumen, pengambilan dan penggunaan dokumen

b. Penyimpanan dan penjagaan dokumen

c. Perubahan dan status revisi dokumen

d. Menentukan masa simpan dan pemusnahan dokumen

Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi yang  penting untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan.

Kualifikasi Pengendali Dokumen

Dalam Standar ISO 9001:2015 tidak ada persyaratan secara detail mengenai kompetensi yang harus dimiliki oleh seoarang pengendali dokumen, pengendali dokumen dapat dijabat oleh siapa saja, baik staff, manajer, bahkan Direktur sekalipun. Namun kami Konsultan ISO menyarankan sebaiknya seorang pengendali dokumen harus memiliki kemampuan sebagai berikut:

  • Pengetahuan dalam penggunaan spreadsheet (excel), database, dan word.
  • Kemampuan untuk menyimpan catatan dan laporan (filing) dengan jelas dan akurat.
  • Kemampuan untuk menginput data data dengan cepat
  • Keterampilan komunikasi yang baik

Pengendali Dokumen bertanggung jawab terhadap seluruh dokumen organisasi. Kegiatan  ini harus melibatkan koordinasi dengan berbagai departemen dalam suatu organisasi dan memastikan bahwa dokumen disimpan di lokasi yang tepat dan dapat diakses dengan mudah. Pengendali dokumen harus memastikan bahwa semua departemen dalam organisasi mengikuti prosedur yang sama yang berkaitan dengan dokumen.

Baca Juga : 8 Kesalahan Pengendali Dokumen

Bila Anda memerlukan pelatihan mengenai pengendalian dokumen, Anda dapat menghubungi kami selaku Konsultan ISO untuk memberikan pelatihan di tempat Anda.

 

Terima Kasih,

Salam Semangat,

Khairul Umam, ST, MBA
Konsultan ISO (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 37001, ISO 21001)
Multiple Training & Consulting / PT Mutu Tunas Cipta
Jalan Tanah Abang 1 No. 11F, Jakarta Pusat, DKI Jakarta
Email : konsultan@multiple.co.id
Whatsapp : 081 6888 476 (MUTU ISO)
www.konsultaniso.web.id
www.multiple.co.id

Bagikan ke Whatsapp
Tags: Dokumen ISO 9001ISO 9001ISO 9001:2015Job DescriptionKonsultan ISOKonsultan ISO 9001management representativepengendali dokumenSistem Manajemen Mutu
ShareTweetPin
Konsultan ISO

Konsultan ISO

ArtikelTerkait

Seleksi dan Evaluasi Penyedia Eksternal dalam ISO 9001:2015
ISO 9001:2015

Seleksi dan Evaluasi Penyedia Eksternal dalam ISO 9001:2015

Pro Kontra terhadap Manfaat ISO 9001
ISO 9001:2015

Pro Kontra terhadap Manfaat ISO 9001

ISO 9001:2015 dan Manajemen Risiko
ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 dan Manajemen Risiko

Panduan Memilih Konsultan ISO
ISO 9001:2015

Panduan Memilih Konsultan ISO

Pengendalian Rekaman Mutu ISO 9001:2015
ISO 9001:2015

Pengendalian Rekaman Mutu ISO 9001:2015

Biaya Sertifikasi ISO 9001
ISO 9001:2015

Biaya Sertifikasi ISO 9001

Next Post
Daftar Dokumen Persyaratan ISO 37001:2016

Daftar Dokumen Persyaratan ISO 37001:2016

Auditor Internal

Tugas dan Tanggung Jawab Auditor Internal

Comments 2

  1. yuni says:
    10 years ago

    Terima kasih atas ilmunya. Klo boleh saya mau nanya cara menyusun SOP, PM dan sasaran mutu untuk pendidikan (sekolah) yang ringkas, jelas dan mudah dipahami. Mohon bantuannya. Terima kasih banyak.

    Reply
  2. yulia says:
    10 years ago

    bagai mana langkah awal sampai akhir untuk dokumen kontrol

    Reply

Leave a Reply Cancel reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Artikel Terbaru

  • Seleksi dan Evaluasi Penyedia Eksternal dalam ISO 9001:2015
  • Dampak Penerapan PPN 12% Bagi Perekonomian
  • Safety Talk’s : Penanganan Tumpahan B3
  • Pro Kontra terhadap Manfaat ISO 9001
  • Kumpulan Materi Safety Talk
  • ISO 9001:2015 dan Manajemen Risiko
  • Training Awareness ISO 27001:2022
  • Uji Kelayakan ISO 37001:2016
  • 4 Kompetensi Dasar Auditor Internal
  • Panduan Memilih Konsultan ISO
  • About Us
  • Download ISO
  • Home
  • Jasa Konsultan ISO
  • Permintaan Proposal
Call us: +62 81 6888 476
No Result
View All Result
Jasa optimasi page speed baju murah Daftar reseller
  • Konsultan ISO
  • Proposal
  • About Us
    • Company Profile
    • Biaya Konsultan ISO
    • Our Customers

© 2024 Konsultan ISO | Training ISO 9001 | Pelatihan ISO 9001 by KonsultanISO.web.id.

Need help? Let's chat with us!

Bila ada yang perlu ditanyakan, jangan sungkan untuk menghubungi kami

Admin

Admin

Online

Konsultan ISO

Khairul Umam

Online

Konsultan ISO

Alief Maulana

Online

Admin

Hai, ada yang bisa dibantu ? 00.00

Khairul Umam

Semangat pagi, ada yang dapat dibantu ? 00.00

Alief Maulana

Ada yang dapat dibantu? 00.00
Are you sure want to unlock this post?
Unlock left : 0
Are you sure want to cancel subscription?