Selama menjadi konsultan ISO, banyak klien yang berpikir bahwa sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dapat meningkatkan profit dari suatu perusahaan padahal bila kita melihat klausul-klausul ISO 9001:2008 tak ada satu pun klausul yang membahas urusan finansial. Klausul-klausul ISO 9001:2008 seluruhnya hanyalah membahas masalah sistem; bagaimana membuat target; menjabarkan action plan; membuat perencanaan; melakukan apa yang telah direncanakan; dan mengevaluasi hasil. Kesemua hal ini sejatinya baik secara langsung maupun tak langsung tentu dapat meningkatkan profit meskipun sudah barang tentu ini berkaitan erat dengan keberhasilan tim marketing atau sales dalam menggaet pelanggan. Namun yang perlu ditekankan adalah bahwa ISO 9001:2008 tidak menjamin hal tersebut. Lalu apa sebetulnya yang menjadi tujuan diterapkannya sistem manajemen mutu ISO 9001:2008?
Ada 3 hal yang dijamin oleh ISO 9001:2008 sebagai keuntungan bagi organisasi yang menerapkan ISO 9001:2008 yang terangkum dalam 3C: comply, consistent, continual improvement.
1. Comply to Requirements (memenuhi persyaratan)
Organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dijamin dapat memenuhi persyaratan baik yang ditetapkan oleh perundang-undangan terlebih lagi persyaratan pelanggan. Organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dituntut untuk meninjau semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan ruang lingkup pekerjaan organisasi tersebut. Terkait dengan persyaratan pelanggan, ada beberapa hal yang dilakukan berdasarkan klausul-klausul ISO 9001:2008 diantaranya:
- Meninjau Persyaratan Pelanggan: Melakukan tinjauan terhadap permintaan pelanggan terkait kemampuan memenuhi permintaan pelanggan sebelum menyetujui kontrak. Pemenuhan persyaratan pelanggan di sini termasuk penanganan produk (bila diminta) dan target waktu pengiriman produk.
- Menanangani Keluhan Pelanggan: setiap keluhan harus dimonitor dengan baik dengan cara dicatat dan ditindaklanjuti. Bila perlu ditetapkan waktu respon untuk setiap keluhan yang masuk.
- Melakukan Survey Kepuasan Pelanggan: dalam selang waktu tertentu, harus dilaksanakan survey kepuasan pelanggan untuk mengetahui persepsi pelanggan terhadap mutu produk (barang/jasa) yang diberikan oleh organisasi.
2. Consistency of Product (Produk Konsisten)
Organisasi yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dijamin dapat menghasilkan produk (barang/jasa) yang konsisten; mutu dan spesifikasinya sama persis dan produk dihasilkan oleh suatu sistem yang konsisten bukan secara kebetulan. Produk yang konsisten ini dihasilkan dengan 4M (Man, Method, Machine, Material) yang konsisten pula. Kombinasi dari karyawan yang memiliki kompetensi yang merata, peralatan yang selalu siap digunakan, pasokan material yang bermutu serta prosedur kerja yang jelas akan menghasilkan produk yang konsisten.
3. Continual Improvement (Perbaikan Berkesinambungan)
Diantara salah satu prinsip ISO 9001:2008 yang paling dominan adalah prinsip tentang perbaikan yang berkesinambungan. Maksudnya, organisasi tidak boleh puas dengan pencapaian hasil yang sudah sesuai target melainkan terus menerus meningkatkan target setiap tahunnya. Target-target yang tidak tercapai harus dianalisis dan dievaluasi untuk mengetahui root cause dan tindakan perbaikannya. Begitupun dengan masalah-masalah yang terjadi perlu dicatat dan dikendalikan, dianalisis, dievaluasi dan diberikan tindakan perbaikannya. Setiap keadaan yang dianggap menjadi potensi ketidaksesuaian di masa mendatang harus dianalisis dan diberikan tindakan pencegahannya.
Demikianlah 3 hal yang menjadi tujuan implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. ISO 9001:2008 memang hanya menjamin hal-hal yang sifatnya sistemik bukan finansial. Meskipun sudah barang tentu, perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001:2008 memiliki “nilai lebih” di mata pelanggan, mendapat “nilai lebih” saat mengikuti tender, dan dapat dengan leluasa mengekspor produknya ke luar negeri.
Salam Semangat,
Multiple Training & Consulting
Konsultan ISO 9001:2008 Mudah, Murah, Cepat, dan Profesional
