Konteks Organisasi
Dalam ISO 9001:2015 terdapat klausul baru yaitu klausul 4.1 Memahami Organisasi dan Konteks Organisasi. Tujuan dari klausul ini adalah memahami konteks organisasi dengan menentukan isu internal dan isu eksternal yang berhubungan dengan tujuan dari organisasi.
Isu yang dimaksud dapat berupa isu yang bersifat positif ataupun negatif. Isu dapat bersumber dari luar (isu eksternal) ataupun dari dalam organisasi itu sendiri (isu internal). Isu internal dan isu eksternal ini diibaratkan seperti bola liar, yang jika bisa dikelola dengan baik akan mampu digunakan sebagai suatu tools untuk memajukan organisasi. Begitu juga sebaliknya, apabila isu ini tidak bisa dikelola dengan baik, akan menjadi suatu penyebab mundurnya organisasi.
Cara Menentukan Isu Internal dan Isu Eksternal
Lantas bagaimana cara agar suatu organisasi dapat menentukan isu internal dan isu eksternal nya ?
Dalam standar ISO tidak dijelaskan bagaimana cara untuk melakukannya. ISO membebaskan organisasi menentukan sendiri isu internal dan eksternal sesuai dengan metodenya masing-masing.
Dalam membantu klien, kami selaku konsultan ISO membantu menentukan isu internal dan eksternal organisasi menggunakan metode Analisis SWOT.
Metode SWOT merupakan singkatan dari Strenght Weakness Opportunity Threats
Strenght
Adapun Strenght (analisa kekuatan), yakni menganalisa apa yang menjadi kekuatan atau kelebihan organisasi yang menjadi keunggulan bagi para kompetitor. Contohnya ketika kita mempunyai kelebihan terkait dengan pelayanan prima terhadap pelanggan, kecepatan dalam menangani keluhan pelanggan, hubungan yang kuat dengan pelanggan.
Weakness
Weakness (analisa kelemahan), yakni menganalisa apa yang menjadi kelemahan organisasi saat ini. Kelemahan ini dapat menyebabkan terhambatnya kemajuan suatu perusahaan. Misalkan organisasi mempunyai kelemahan dari sisi teknologi, tekhnologi yang digunakan kalah unggul dengan kompetitor.
Opportunity
Opportunity (analisa peluang), yaknj menganalisa suatu peluang yang ada di luar organisasi. Contohnya, saat ini pemerintah sedang menggalakkan program infrastruktur. Bagi perusaahan konstruksi, hal ini merupakan suatu peluang bagus, karena akan dibukanya banyak tender terkait dengan pekerjaan mereka. Tinggal bagaimana suatu organisasi dapat menangkap peluang tersebut.
Threats
Threats (Ancaman), yakni menganalisa ancaman bagi perusahaan, ancaman ini apabila tidak segera diatasi dapat menyebabkan kemunduran bagi suatu organisasi. Sebagai contoh naiknya kurs dollar terhadap rupiah, regulasi dari pemerintah, serbuan tenaga kerja asing, dsb.
Manfaat dari hasil analisis SWOT ini adalah perusahaan atau organisasi dapat mempertahankan atau meningkatkan kelebihan mereka untuk menangkap peluang yang ada, melakukan perbaikan terhadap kelemahan dan kekurangan organisasi untuk menghindari ancaman dan resiko yang ada. Hasil analisa SWOT ini juga yang dapat dijadikan dasar dalam menentukan isu internal dan isu eksternal suatu organisasi, karena kurang lebih sifatnya sama.
Contoh Hasil Identifikasi Isu Internal dan Isu Eksternal
Berikut ini contoh hasil identifikasi isu internal dan isu eksternal organisasi:
1. Isu Internal : Kompetensi karyawan
Pengaruh isu
- Terhadap tujuan perusahan : Dapat mendukung tercapainya Visi-Misi Perusahaan;
- Terhadap pelanggan : Menghasilkan pekerjaan yang baik dan sesuai dengan persyaratan pelanggan.
Tindakan Antisipasi
- Memetakan kompetensi SDM
- Memberikan pelatihan-pelatihan
- Melakukan evaluasi kinerja SDM
2. Isu Internal : Kedisiplinan Karyawan
Pengaruh isu
- Terhadap tujuan perusahan : Mendorong gairah atau semangat kerja untuk terwujudnya tujuan Perusahaan
- Terhadap pelanggan : Meningkatkan moral kerja karyawan sehingga kepercayaan pelanggan meningkat
Tindakan Antisipasi
- Penetapan peraturan dan kebijakan Perusahaan
- Pengawasan terhadap karyawan
- Penetapan punish & reward yang adil
3. Isu Eksternal : Tingkat Kepuasan Pelanggan
Pengaruh isu
- Terhadap tujuan perusahan : Dapat mendukung tercapainya Visi-Misi Perusahaan
- Terhadap pelanggan : Meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan
Tindakan Antisipasi
- Melakukan pengawasan pekerjaan
- Fast response terhadap permintaan pelanggan
- Melakukan survey kepuasan pelanggan secara berkala
4. Isu Eksternal : Kompetisi Pasar
Pengaruh isu
- Terhadap tujuan perusahan : Mendorong perusahaan lebih inovatif dan kreatif untuk bersaing dalam rangka mewujudkan tujuan perusahaan
- Terhadap pelanggan : Memberikan pelanggan alternatif pilihan untuk mendapatkan jasa yang lebih kompetitif
Tindakan Antisipasi
- Identifikasi kebutuhan pelanggan
- Melakukan inovasi layanan
- Melakukan efisiensi keja
Demikian penjelasan singkat mengenai konteks organisasi, semoga bermanfaat bagi kemajuan perusahaan anda.
Baca Juga : 8 Kesalahan yang Kerap Dilakukan Pengendali Dokumen
Terimakasih
Salam Semangat
Multiple Training & Consulting
Alief Maulana Ilyas
Konsultan ISO 9001
Jalan Tanah Abang I No. 11 F Jakarta Pusat 10160
Email : konsultan@multiple.co.id
Telp : (021) 3890 1773
Fax : (021) 352 39 82
Whatsapp : 081 6888 476 – 081 (MUTU ISO)
www.multiple.co.id
www.konsultaniso.web.id
