Uji Kelayakan ISO 37001:2016

Uji Kelayakan

Uji Kelayakan merupakan salah satu persyaratan wajib dalam Standar ISO 37001:2016 Klausul 7.2.2.2 dan 8.2. Mengutip dari Standar ISO 37001:2016 definisi dari Uji Kelayakan adalah:

3.30 Uji Kelayakan

proses (3.15) untuk menilai lebih lanjut dari sifat dan tingkatan risiko (3.12) penyuapan dan membantu organisasi (3.2) untuk mengambil keputusan yang berhubungan dengan transaksi spesifik, proyek, aktivitas, rekan bisnis (3.26) dan personel.

Organisasi dipersyaratkan untuk melakukan Uji Kelayakan terhadap:

• Personel sebelum dipekerjakan
• Rekan Bisnis
• Proyek, Transaksi dan Aktivitas

Uji Kelayakan harus dilakukan apabila dari penilaiaan risiko penyuapan terhadap 3 poin di atas berada diatas batas rendah. Uji Kelayakan merupakan salah satu proses penilaian untuk meminimalisir potensi terjadinya penyuapan. Berikut adalah panduan penerapan dari Uji Kelayakan:

Uji Kelayakan Personel

Organisasi harus melakukan Uji Kelayakan terhadap personel sebelum mereka dipekerjakan terutama untuk posisi yang memiliki risiko tinggi terhadap penyuapan. Contoh untuk posisi Manajer Keuangan, Manajer Pengadaan, Kepala Marketing, Kepala HRD, Ketua FKAP, dan lainnya. Posisi yang rawan terhadap penyuapan umumnya untuk posisi yang memerlukan interaksi dengan pihak eksternal, misalnya seperti Bagian Pengadaan yang harus berinteraksi dengan Vendor/ Supplier.

Organisasi dapat melakukan Uji Kelayakan terhadap personel dengan mengambil tindakan seperti:

1. Memberikan sosialisasi mengenai Kebijakan Anti Penyuapan Organisasi kepada personel saat wawancara. Hal ini dilakukan untuk memberikan informasi kepada Personel bahwa Organisasi menerapkan Sistem Manajemen Anti Penyuapan dan memastikan bahwa personel bersedia mematuhi Kebijakan Anti Penyuapan Organisasi;
2. Melakukan pemeriksaan apakah kualifikasi personel akurat dan sesuai dengan kebutuhan Organisasi;
3. Mengambil langkah yang diperlukan untuk mendapatkan informasi dari tempat bekerja/ atasan sebelunya mengenai referensi dari personel terkait;
4. Memeriksa apakah calon personel/pegawai pernah terlibat penyuapan atau tidak. Organisasi dapat mengecek apakah personel pernah terlibat penyuapan melalui situs putusan mahkamah agung;
5. Melakukan verifikasi bahwa Organisasi tidak menawarkan untuk mempekerjakan calon personel/ pegawai sebagai balas jasa dari tempat kerja sebelumnya.
6. Melakukan verifikasi tujuan penawaran dalam mempekerjakan calon personel bukan untuk mengambil keuntungan bagi Organisasi dengan cara yang tidak sesuai;
7. Melakukan identifikasi hubungan personel dengan pejabat publik.

Organisasi dapat mensyaratkan Personel untuk menandatangani pakta integritas mengenai kepatuhan terhadap Kebijakan Anti Penyuapan sebelum personel tersebut dipekerjakan.

Uji Kelayakan Rekan Bisnis

Menurut Standar ISO 37001:2016 definisi dari Rekan Bisnis adalah:

3.26 Rekan Bisnis
pihak eksternal dimana organisasi (3.2) mempunyai, atau merencanakan untuk menetapkan, beberapa bentuk hubungan bisnis.

Organisasi harus melakukan Uji Kelayakan terhadap Rekan Bisnis sebelum bekerja sama. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir terjadinya potensi penyuapan yang melibatkan Rekan Bisnis. Karena apabila penyuapan dilakukan oleh Rekan Bisnis meskipun Organisasi tidak terlibat, Organisasi tetap akan terkena dampaknya seperti reputasi, kerugian finasial, dll.

Organisasi dapat mengambil tindakan untuk melakukan Uji Kelayakan berupa:

1. Memeriksa kelengkapan dokumen legalitas Rekan Bisnis, seperti Akta Pendirian, NPWP, NIB, SIUP, Laporan Keuangan Tahunan, dll.
2. Memeriksa kualifikasi, pengalaman, dan sumber daya yang dimiliki oleh Rekan Bisnis, apakah dapat menjalankan bisnis yang dikontrakkan kepadanya? Organisasi dapat memeriksa melalui Company Profile, Website Rekan Bisnis, dll.
3. Memeriksa penerapan Sistem Manajemen Anti Penyuapan Rekan Bisnis. Organisasi dapat meminta bukti Sertifikat ISO 37001:2016 apabila Rekan Bisnis telah tersertifikasi Sistem Manajemen Anti Penyuapan. Jika Rekan Bisnis belum memiliki Sertifikat ISO 37001:2016 Organisasi dapat meminta dokumen penerapannya seperti Kebijakan Anti Penyuapan, Manual Anti Penyuapan, dll.
4. Apakah rekan bisnis memiliki reputasi buruk terkait penyuapan, penipuan, ketidakjujuran atau perbuatan buruk serupa, atau pernah diinvestigasi, dituduh, dikenakan sanksi, atau dicekal karena penyuapan, korupsi atau perbuatan kriminal serupa? Organisasi dapat memeriksa reputasi Rekan Bisnis apakah pernah masuk daftar hitam dalam situs INAPROC;
5. Identitas pemegang saham (termasuk pemegang saham utama) dan manajemen puncak rekan bisnis, dan apakah para pemegang saham tersebut mempunyai reputasi buruk melakukan penyuapan, penipuan, ketidakjujuran, korupsi atau perbuatan buruk serupa.

Prosedur Uji Kelayakan yang diterapkan Organisasi pada Rekan Bisnis dapat mempertimbangkan dari hasil penilaian terhadap penilaian risiko penyuapan terhadap pekerjaan yang akan dilakukan kerjasama dengan Rekan Bisnis tersebut.

Uji Kelayakan Proyek, Transaksi dan Aktivitas

Tujuan melaksanakan uji kelayakan terhadap suatu transaksi tertentu, proyek, aktivitas adalah untuk mengevaluasi lebih lanjut lingkup, skala, dan sifat suatu risiko penyuapan dengan tingkat risiko di atas rendah yang teridentifikasi sebagai bagian dari asesmen risiko organisasi. Hal ini dilakukan juga sebagai pengendalian tambahan, yang ditargetkan untuk mencegah dan mendeteksi risiko penyuapan, dan memberikan keputusan kepada Organisasi, apakah pekerjaan ditunda, dihentikan, atau melakukan perubahan pada uraian kerjasama dalam kontrak.

Dalam kaitannya dengan proyek, transaksi dan aktivitas, Organisasi dapat melakukan Uji Kelayakan berupa:

1. Struktur, sifat dan kompleksitas tranksaksi (misalnya pengadaan langsung atau tidak langsung, besaran potongan harga, pemberian kontrak dan prosedur tender);
2. Pengaturan pembiayaan dan pembayaran;
3. Lingkup keterikatan organisasi dan ketersediaan sumber daya;
4. Tingkat kendali dan visibilitas;
5. Rekan bisnis dan pihak lain yang terlibat dalam kerjasama (termasuk pejabat publik);
6. Hubungan antar pihak yang bekerjasama;
7. Kompetensi dan kualifikasi pihak terlibat;
8. Reputasi klien;
9. Lokasi;
10. Laporan di market/ pasar atau pers

Kemampuan Organisasi dalam melakukan Uji Kelayakan dapat dipengaruhi berbagai faktor seperti kemampuan organisasi dalam memperoleh informasi yang akurat, biaya yang diperlukan untuk mendapatkan informasi tersebut, dan lingkup potensi risiko penyuapan yang mungkin terjadi akibat hubungan kerjasama tersebut;

Hasil Uji Kelayakan

Uji Kelayakan bukanlah alat yang sempurna. Tidak ditemukannya informasi yang negatif bukan berarti Personel, Rekan Bisnis, Aktivitas, Transaksi, Proyek tersebut tidak memiliki potensi risiko penyuapan. Namun, terdapatnya Informasi negatif tidak selalu berarti Personel, Rekan Bisnis, Aktivitas, Transaksi, Proyek tersebut memiliki risiko penyuapan tinggi. Oleh sebab itu hasil Uji Kelayakan perlu dinilai secara cermat dan teliti, dan keputusan yang diambil Organisasi terhadap hasil Uji Kelayakan harus secara rasional berdasarkan fakta yang tersedia.

Terimakasih

Salam Semangat

Multiple Training and Consulting
Konsultan ISO 9001, 14001, 45001, 37001, 27001
Jalan Tanah Abang 1 No. 11F, Jakarta Pusat
Telp. 021 3890 1773
Whatsapp : 081 6888 476
email : konsultan@multiple.co.id
www.konsultaniso.web.id
www.multiple.co.id

Referensi : Suratno D., Wiayana S., Suwarno D. Kitab Anti Suap. (2020). DKI Jakarta: CPB.