Saya tergerak untuk menulis artikel ini karena minggu lalu mengalami kejadian yang cukup lucu dan unik terkait dengan penerapan ISO 9001. Percakapan ini terjadi antara saya dan seorang direktur suatu perusahaan yang ingin membenahi system manajemen perusahaanya. Direktur tersebut mengakui bahwa pengetahuannya tentang ISO 9001 masih sangat minim sehingga meminta saya untuk dijelaskan system manajemen yang terbaik untuk perusahaannya. Beliau berkata:
“Pak.. Saya tidak mau nerapin iso 9001 dulu.. berat.. saya hanya ingin tiap departemen di sini punya deskripsi pekerjaan yang jelas, prosedur pekerjaan yang tertata rapi, rekaman pekerjaan yang mudah dibaca dan ditemukan, dan interaksinya dengan bagian yang lain baik dan terintegrasi.. jangan sampai tiap departemen jalan sendiri-sendiri..”
Bagi yang sudah memahami ISO 9001 tentu tahu bahwa yang diungkapkan oleh Pak Direktur di atas tidak lain dan tidak bukan adalah ISO 9001 itu sendiri. Banyak orang yang mengira bahwa ISO 9001 memiliki sederet aturan yang berat untuk diterapkan bagi setiap organisasi. Padahal jika kita teliti, ISO 9001 betul-betul sebuah standar minimum suatu organisasi dikatakan mampu mengelola sistem nya dengan baik.
ISO 9001 mengandung beberapa klausul (aturan) yang bersifat fleksibel dan universal. Artinya, klausul yang ada dapat diterapkan di berbagai jenis organisasi baik itu jasa, produk, maupun pelayanan publik seperti sekolah. Ketika ISO 9001 menetapkan suatu organisasi harus memenuhi suatu persyaratan, ISO 9001 tidak menetapkan cara nya. Cara nya dikembalikan kepada setiap organisasi masing-masing. Contohnya, ISO 9001 mewajibkan setiap organisasi melakukan pengukuran kepuasan pelanggan. Adapun cara, frekuensi, dan media nya tidak ditentukan dan diserahkan ke masing-masing organisasi. Bisa jadi suatu organisasi karena suatu kepentingan melakukan pengukuran kepuasan pelanggan sebulan sekali, dan perusahaan yang lain 1 tahun sekali. Tidak ada masalah untuk kedua hal ini karena yang diminta adalah pelaksanaannya bukan berapa kali nya.
Pembahasan ISO 9001 tidak akan jauh dari komitmen manajemen puncak, pembebanan tanggung jawab pekerjaan (job description), target pekerjaan (sasaran mutu), pemeliharaan sumber daya, perencanaan dan realisasi produk, serta analisis dan pengukuran (monitoring) terhadap proses-proses yang terjadi di suatu perusahaan. Jika perusahaan anda sudah sangat sering memperhatikan dan membahas hal-hal di atas maka bisa dikatakan jarak anda dengan ISO 9001 sudah sangat dekat Akan tetapi jika pembebanan tugas di perusahaan anda belum jelas, semua pekerjaan dibiarkan berjalan begitu saja tanpa adanya target dan monitoring, maka sudah sepantasnya anda mulai memikirkan untuk menerapkan sistem manajemen mutu di perusahaan anda. Barangkali ISO 9001 bisa menjadi pendekatan yang baik untuk diterapkan di perusahaan anda.
Sebagai penutup, saya akan tuliskan jawaban yang saya berikan untuk Bapak Direktur di atas:
” Perlu bapak ketahui, semua hal yang bapak jelaskan adalah beberapa persyaratan yang diminta oleh ISO 9001. Jadi, barangkali bisa saja nanti kami akan membantu perusahaan bapak dalam menerapkan sistem manajemen mutu dengan pendekatan ISO 9001.. Adapun jika ada persyaratan-persyaratan yang ingin diabaikan dahulu, tidak masalah.. Apalagi Bapak belum berniat untuk memperoleh sertifikat ISO 9001.. Karena tidak ada kewajiban bagi perusahaan yang menerapkan ISO 9001 untuk mendaftarkan sertifikatnya..”
