Management Representative
Dalam proses penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015. Seorang wakil manajemen (mangement representative) merupakan tokoh sentral yang akan menentukan berhasil atau tidaknya penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan Anda. Dengan tanpa mengabaikan keterlibatan seluruh karyawan, seorang management representative dengan kebijaksanaan, komitmen, dan ketegasan yang dimiliki mampu memberikan komando untuk seluruh level organisasi untuk tetap fokus dan berkomitmen penuh dalam menjalankan sistem manajemen mutu. Oleh karana itu, sangat penting bagi sebuah organisasi untuk menunjuk orang yang tepat sebagai wakil manajemen.
Dalam Standar ISO 9001:2015 (Standar ISO 9001 yang terbaru) sudah tidak ada lagi klausul yang mewajibkan organisasi untuk menunjuk seorang Management Representative, namun biasanya kami Konsultan ISO tetap merekomendasikan bagi organisasi yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 untuk menunjuk seorang Management Representative, hal ini bertujuan agar koordinasi penerapan sistem manajemen mutu menjadi lebih mudah dan efisien.
Referensi mengenai penunjukan Management Representative mengacu pada Standar ISO 9001:2008 klausul 5.5.2, dalam klausul tersebut menyebutkan bahwa:
5.5.2. Wakil Manajemen.
Manajemen puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen organisasi yang diluar tanggung jawab lain, harus mempunyai tanggung jawab dan wewengang yang meliputi:
a) memastikan bahwa proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, dilaksanakan dan dipelihara;
b) melaporkan pada manajemen puncak mengenai kinerja SMM (sistem manajemen mutu) dan setiap kebutuhan untuk koreksi, dan;
c) memastikan promosi kepedulian mengenai persyartan pelanggan di seluruh organisasi.
Catatan : Tanggung jawab wakil manajemen dapat meliputi hubungan dengan pihak eksternal mengenai hal-hal yang berhubungan dengan SMM (sistem manajemen mutu).
Dari Klausul 5.5.2 ISO 9001:2008 dapat diketahui bahwa seroang management representative haruslah orang yang berasal dari internal perusahaan yang ada pada jabatan manajerial (Kepala Bidang, Kepala Bagian, Manager, dsb) yang memiliki kewajiban memastikan seluruh persyaratan ISO 9001 diterapkan.
Tugas dan Tanggung Jawab Management Representative
Pada dasarnya, seorang Management Representative bertanggung jawab atas pelaksanaan 6 prosedur wajib (Dalam ISO 9001:2015 sudah tidak ada lagi istilah 6 prosedur wajib) yang meliputi prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman mutu, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan, prosedur tindakan pencegahan, dan prosedur audit internal. Berikut kami selaku Konsultan ISO akan menyajikan tugas dan tanggung jawab management representative :
- Berkoordinasi dengan Badan Sertifikasi untuk menentukan jadwal audit sertifikasi dan surveillance;
- Mewakili manajemen selama sertifikasi dan audit surveillance (namun beberapa auditor dari badan sertifikasi ada yang tidak membolehkan manajemen diwakilkan oleh management representative);
- Mempromosikan kesadaran tentang persyaratan pelanggan;
- Menyiapkan dan merevisi dokumen sistem manajemen mutu (Manual Mutu, Prosedur sistem mutu dan dokumentasi lainnya);
- Memastikan kepatuhan semua fungsi sesuai standar ISO 9001:2015;
- Mempersiapkan Tinjauan Manajemen Jadwal Pertemuan dan melakukan Rapat Tinjauan Manajemen;
- Mempersiapkan jadwal Audit, melakukan Audit Internal, menyiapkan laporan audit, menulis laporan Ketidaksesuaian;
- Berkomunikasi dengan Top Management pada isu-isu Kualitas/ Ketidaksesuaian dan laporan Audit;
- Mengukur & Mengawasi kinerja proses;
- Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang diperlukan;
- Membuat ISO/ kesadaran Kualitas untuk rekan dengan pelatihan internal;
- Review Kebijakan mutu secara berkala;
- Waktu ke waktu meninjau semua fungsi, untuk memeriksa pelaksanaan yang efektif dari sistem Manajemen Mutu.
Surat Penunjukan Management Representative
Pada praktek di lapangan, penunjukkan management representative harus dilengkapi dengan surat penunjukan resmi (Surat Keputusan, Surat Penunjukkan Kerja, dsb) dari top manajemen sebagai dasar pemberian wewenang kepada management representative agar dihormati oleh anggota organisasi yang lainnya. Kami selaku Konsultan ISO seringkali merekomendasikan kepada klien kami agar management representative yang ditunjuk adalah orang yang paling memahami keseluruhan proses dan paling disegani oleh para karyawan di perusahaan. Ini untuk memastikan komunikasi berjalan lancar dan saran perbaikan didengar dan dilaksanakan.
Baca Juga : Contoh Surat Penunjukan Management Representative
Kriteria Seorang Management Representative
Seorang management representative sekurang-kurangnya harus memiliki kriteria sebagai berikut:
1. Pengetahuan yang kuat tentang persyaratan ISO 9001:2015
Management representative setidaknya hanrus mengikuti 2 training; training pengenalan dan pemahaman klausul ISO 9001:2015 dan training audit internal. Ini untuk memastikan seluruh persyaratan yang tertuang dalam klausul ISO 9001:2015 diterapkan.
2. Pengetahuan yang luas tentang operasi perusahaan dan sistem manajemen mutu
Management representative harus memahami proses bisnis organisasi secara menyeluruh. Ini penting untuk memastikan seluruh critical point yang ada dalam proses dapat dikendalikan
3. Kemampuan untuk mendengarkan dan mempengaruhi
kemampuan ini juga diperlukan mengingat, penerapan ISO 9001:2015 bukanlah pertunjukkan satu orang “one man show” tapi harus melibatkan peran aktif seluruh level organisasi. Pendekatan bottom – up juga penting untuk memastikan sistem yang kita terapkan memudahkan pekerjaan mereka alih-alih membebani mereka dengan pekerjaan baru tanpa diskusi sebelumnya
4. Kemampuan untuk meringkas informasi dan berkomunikasi secara efektif
Seluruh masukan yang datang dari anggota organisasi harus ditindak lanjuti dan dianalisis untuk kemudian disosialisasikan tindak lanjutnya untuk memastikan perbaikan yang berkesinambungan. Tanpa kemampuan ini, management representative hanya berhenti pada level penerima laporan dan tidak akan ada perbaikan sama sekali.
5. Manajemen proyek dan keterampilan organisasi
Seorang management representative harus mampu bekerja dalam tim, memimpin tim, membagi tugas dengan baik dan membuat perencanaan yang matang dengan seluruh tim.
Baca Juga : Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen
Terima Kasih,
Salam Semangat,
Khairul Umam, S.T, MBA
Konsultan ISO (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 37001, ISO 21001)
Multiple Training & Consulting / PT Mutu Tunas Cipta
Jalan Tanah Abang 1 No. 11F, Jakarta Pusat, DKI Jakarta
Email : konsultan@multiple.co.id
Whatsapp : 081 6888 476 (MUTU ISO)
www.konsultaniso.web.id
www.multiple.co.id
Selamat Pagi Pak Imam
Sungguh ulasan yang sangat berguna khususnya bagi saya karena saya baru saja bekerja sebagai Document Controller.
Pak, saya ingin tanya. Dalam ulasan bapak, disebutkan bahwa “Pada dasarnya, seorang MR bertanggung jawab atas pelaksanaan 6 prosedur wajib yang meliputi prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman mutu, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan, prosedur tindakan pencegahan, dan prosedur audit internal.”
Yang menjadi pertanyaan saya, Siapakah yang bertugas membuat prosedur tersebut? Apakah Tim QMS?
Apakah saya sebagai Document Controller termasuk dalam Tim ini atau berdiri sendiri?
Mohon bimbingan Bapak dan Terima kasih sebelumnya.
Salam
Uci
Selamat Pagi Bu Uci..
Tugas Document Controller pada dasarnya adalah membantu MR dalam hal penanganan, penyimpanan, pemusnahan, dan perubahan dokumen.. Pada pembuatannya, tentu Ibu harus dilibatkan dan merupakan bagian dari tim..
Silahkan baca ulasan kami tentang tugas pengendali dokumen di sini: https://konsultaniso.web.id/sistem-manajemen-mutu-iso-90012008/tugas-dan-tanggung-jawab-pengendali-dokumen/
Demikian Bu Uci semoga jelas.. Salam Semangat!
Yth. Pak Khairul,
Pak, adakah link dimana saya bisa mendownload copy IWA 2 yang versi Bhs Indonesia?
Thanks.
Selamat sore Pak,
Saya mau tanya apabila ada perubahan surat penunjukan MR , apakah dokumen Manajemen Mutu menjadi berubah no revisi pada sampul halaman depan manual mutu? Terima kasih.
Tidak perlu Bu Vina… Karena bukan perubahan yang signifikan… namun kalau MR nya ganti orang, ini perlu ditandatangani ulang oleh MR yang baru.. Tetapi dokumennya tidak perlu direvisi karena yang berubah bukan isinya
Selamat pagi pak Imam
Saya sangat tertarik membaca artikel-artikel bapak diatas, sangat bermanfaat bagi para staf maupun para direksi atau pumpinan perusahaan.
Maaf sebelummya, boleh saya tau konsep surat untuk penunjukan QMR, kebetulan saya sedang mencari contoh surat tersebut.
Atas waktunya saya haturkan banyak terima kasih
Sukses Selalu.
Bapak dapat melihat contoh surat penunjukan management representative pada artikel kami yang berikut: contoh surat penunjukan management representative
selamat pagi pak,
saya mau tanya apabila dalam sebuah perusahaan di bagian R&D untuk meminta gambar ke bagian Design perlu membuat sebuah flochart dan form. siapa yang seharusnya membuat flochart dan form tersebut. apakah design, atau bagian manajemannya ?
terima kasih
Pagi Bu Dewi.. Masalah teknis seperti ini bisa didiskusikan.. Yang jelas yang lebih mengetahui alurnya tentu bagian terkait.. bagian MR biasanya membantu mengarahkan saja..
Saya mau bertanya. Kalau MR dijabat oleh HRD, apa tidak masalah? Karena dlm audit internal ISO, HRD juga menjadi lingkup audit.jadi MR memilih sendiri tim audit yang akan mengaudit pekerjaan MR.
Tidak masalah.. karena ketika audit internal. auditor tidak mesti MR.. justru peraturannya auditor tidak boleh mengaudit bagiannya sendiri.. oleh karena itu, auditor bagian lain yang mengaudit HRD
Selamat siang pak Khairul,
Perusahaan tempat saya bekerja merupakan perusahaan baru. saya ingin bertanya, apakah untuk MR ini bisa dijabat juga oleh orang yang sama, misalnya oleh manajer Operasional? dan apa saja persyaratannya untuk dapat menjabat MR tersebut? terima kasih.
Salam,
Selamat siang pak Andi,
MR boleh dijabat siapa saja pak, meskipun dia merangkap jabatan dengan departemen lain,
Yang terpenting adalah saat audit internal, MR tidak boleh mengaudit bagiannya sendiri, bila MR dijabat oleh Manajer Operasional maka Bagian Operasional harus diaudit dari departemen lain, misal marketing/ HRD
Tidak ada persyaratan khusus mengenai syarat menjadi MR dalam standar ISO, apalagi dalam ISO 9001:2015 perusahaan tidak harus memiliki MR untuk menerapkan sistem manajemen mutu ISO 900:2015, namun untuk menjadi MR sebaiknya orang yang telah mengikuti pelatihan Awareness ISO 9001:2015 dan Audit Internal ISO 9001:2015, dan juga orang yang paling mengerti mengenai proses bisnis pada perusahaannya
Maaf pak, saya menjabat posisi MR baru seminggu ini (hitungannya masih awam), saya tdk memiliki pengalaman audit internal dsb jobdesk MR, jadi apa yg harus saya lakukan terlebih dahulu?
Saran kami adalah bapak dapat mengikuti pelatihan sebagai Management Representative dan juga internal auditor untuk meningkatkan kompetensi